総会の案内が出る頃だ。この時期、地域の代表の処には数多くの総会案内が届く。コミ協の場合、専門部が１０を超える。
それぞれ総会がある。自治会の総会もある。自治会長、コミ協会長が重複して役員をしている外部団体の総会もある。年間で３０回程度は総会、新年会、忘年会、臨時総会、という名目で懇親会費を含む案内を頂戴する。会費の多くは低額である。
５００円から３千円迄が大半である。そこまでなら出身母体の経費負担で会計が出してくれる。上回った場合は出なくてもいいんじゃない？と会計のお咎めを受ける。
かくして、多くの場合、総会まで交通費は出るが、懇親会は自腹で出る会が多くなる。当然会計に請求することは無い。年間何万にもなる。
政治家の様に「政務調査費」で落とすこともできない。多くの総会の場合、定数が決まっている。懇親会に出てくる数が想定できる。
会費との差額を想定して予算を組んでいる。会場費、飲み物代、看板代、アトラクション経費を予算組している。新たな地域での交流会を企画した団体があった。案内を４千円で出した。ホテルでもない。ただの集会所施設。ここにただでも忙しい自治会長に案内が出た。
普段自治会長は年間に想定されている会合の予算は計上している。懇親会費も。ここに想定外の会費案内が来ると会計に予算請求がしずらい。
自腹となると年金生活者である自治会長の多くは懐と相談する。かくして、主催元が想定した参加者が激減する。
割安な企画！と思う主催者側と意識の違いもある。馴染みのある自治会長は多くないのだ。學校行事に常に参加してくれる自治会長以外の自治会長は参加想定数に入れないほうが良い。
今回苦労された団体は案内先を拡大して事なきを得た。実は会費を団体で負担するという英断があった事を主催者は認識する必要がある。
