拙ブログ過去記事、「第１回運営委員会で、入会届・退会届整備の議案をぶつけてきました！」のときに、議案と一緒に提出した入会届・退会届のひな形をアップします。
A案B案あります。違いは、児童生徒の所属クラスを書くか書かないか、です。 私的には、運営に配慮したB案を本部にレコメンドしました。
A案：入会申込書
A案：退会届
B案：入会申込書 兼 活動継続届
B案：退会届
これら、運営委員会で提出したものとは、厳密には違います。
清書・赤字で加筆してあとから本部にメール提出したものです。画像化、モザイク処理しましたし。
練りに練った、現時点での、私のベストです。
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以下、解説です。
モデルは、沖縄県識名小の入退会届、ガーラさんのところで紹介されていた入会届／活動継続届です。使い方は、ガーラさんのコメント欄で相談させていただきました。
【私は、】〇〇中学校PTAに入会します、としました。
・「私は、」 があることで、「自分の意志でPTAに入る」ということを意識づける効果をねらっています。印鑑を押すことも、同様です。
こういう類の届出書類は、氏名、住所、電話番号、印鑑の４点セットがあるのが通例だと思います。
・今回のケースでは、私の中学校では地区班活動はないですし、いきなりの宅訪で役員をお願いする場合もあるおそろしさがいやなので、住所を外してみました。
・PTA活動の内容によっては、住所、必須とも思います。
メールアドレスは、どっちでもいいのですが、あると便利かと思って入れてみました。
児童生徒の氏名を入れるかいれないかで、悩みました。仲間に相談もしました。
・本来は必要ない情報です。
・親子の人格は別、児童生徒は会員ではないです。親子を混同している現状があります。その意識を払しょくするために、児童生徒名はなくしました。
PTAの活動をするうえで、児童生徒名があると、便利なことは確かです。
・たとえば子ども便（拙ブログ過去記事「宛名って、大事よね。」ご参照ください）をつかうとき。
・たとえばクラス単位で学級PTAをひらき、委員役員等を選出するとき。
この点は、必要なときに、どこかの段階で、当事者にきけばすむことだと割り切りました。
A案B案についてです。
A案は、理想の姿に近いのですが、名簿管理によけいな手間がかかりそうです。モデルとした沖縄県識名小PTAの退会届には、会員の【氏名】と【番号】の２点のみかけばよいことになっています。それって…データベース構築？それでなくても年初は忙しいのに、本部にそこまで負担かける提案はどうかな？きょうだいがいる人の管理や、卒業に伴う自動退会の管理にも課題が残りそうです。
B案は、ガーラさんの所でヒントを得、処理を教わりました。【入会申込書 兼 活動継続届】として、毎年これを全保護者に配布することがミソです。提出されたこの用紙を、学年クラス番号順に並べ替えて綴れば、名簿作成完了～♪ きょうだい関係に悩まなくてすみます。必要があれば、Excel等で一覧表をつくってもよいかと思います。
あとの工夫は、PTA使用欄の新設です。
入会届B案は、原簿で会費収納管理ができるよう工夫しました。省力化です。
退会届AB案は、「あとから連絡しますよ」という会員へのお知らせ、兼、「受理連絡忘れないでね、退会届出した人は不安に思ってるはずだから」というPTAへの注意喚起です。
ふうう…こんなものかな。
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160325に、この間ガーラさんのTwitterで知った情報をもとに追記します。
ガーラさんの所の入会届も、沖縄県識名小の入会届も、ここに紹介した入会届も、「入会する人」の情報だけ集める設計です。だって、任意団体に「入会しない人」のネガティブリストをPTAが持っていても意味ないうえに害悪の元ですから、当然ですよね。
ところがぎっちょん！
非会員であるガーラさんの所に、「入会届を提出してください」というやや強制的な内容のPTAのお手紙が届いたんだそうです！！なにそれ？
「入会届を出さない人」＝「出すのを忘れた人」とでも決めつけてるのかしら？
対策は2つ考えられます。
1) 入会届は、「入会します」の欄のみ。 会員のポジティブリストのみを作り、内規や引継ぎをしっかりする
- 本来はこれが望ましいです。
- 入会届の書式の他に、「入会を強制してはならない」、「期日までに入会届の提出のない人は、非加入と割り切る」「ネガティブリストは作らない」の3点について規定を作り、しっかり引継ぎすることが必要です。
2) 入会届に、「入会します」「入会しません」の選択項目を設ける
- 「入会しません」の人の個人情報（メールアドレスや住所など）は記入不要、と配慮してください。
- 「入会者」のポジティブリストと、「入会しない意思を表示した人」のリストが出来上がります。
- 同時に、「用紙を提出しない人」も出るはずですが、リスト化の必要はありません。
- その方はたぶんサイレントによる意思表示をなさっているはずですから、追いかけない方が賢明です。
- 「入会しない意思を表示した人」のリストを用いて、金銭の要求をしたり、PTAへの勧誘をしてはなりません。
入会届を導入するときは、PTAの組織運営を人にやさしくする人道的な方がリーダーシップをとると考えられます。役員の代が変わって、PTA運営に対する考え方が高圧的・強制的な人がリーダーになる可能性もあります。そんなとき、個人の考えで運営が変わらないよう、理念に直結する部分は、規約・細則等で、仕組みを固定化して行ってほしいと願っています。
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161201追記します。
このエントリに、ちょくちょくアクセスがありますので、参考情報をリンクします。いずれも、拙ブログの記事です。
この記事とあわせ、入会届が3種類、比較できます。
170205追記します。
去年の12月に、本部に規約案とともに、改良した退会届の案を提出しました。改良ポイントは、「退会届受理書」をセットにしたことです。
受理書をセットにしたことで、退会届を提出するひとの「ちゃんと退会できるのかしら？」という不安を減らすことを目指しました。
