昨日は最後の打ち合わせ会だった。
１６ページの運営マニュアルには細かい文字でスケジュールがびっしり。各担当毎に説明が求められた。全体が把握できている人は恐らく数人だ。
前日スケジュール。当日スケジュール。交通止め標識借用。看板、横断幕、誘導員の確保と配置の確認。電気、水道の借用確認。容量。本部テント、出店テントと配置図。フリマー申し込み数と区画の確認。関連業者用駐車場の位置、設営準備備品リストと購入。保険関連、名簿提出と付帯手続き。保健所申請、広報、接待要員、音響、芸能、会計、懇親会段取り。
あっという間に２時間の説明時間は過ぎ去った。
大半の聞き手は自分のパート部分しか理解できない。
保険契約者９０名。主要スタッフだけである。会議に来た人は２０名。
それぞれが、自身の受け取った資料を持って自分が関係するスタッフに必要部分の注意事項を連絡、周知させる必要がある。徹底できないと混乱と苦情が発生することは間違いない。
緊急連絡先は５箇所。１箇所では不通の場合対応できない。本部要員はいくつもの任務を掛け持ちしている。一番ゆっくりと会場を見て周りたいと思う人ほど忙しい。
イベント行事に忙殺される。
心配なのは天候も大きい。曇り空でも良い。小雨でも良い。大雨は大変だ。中止は無いのだ。
延期もできない。イベントは中止されると一切補助金申請が出来ない。地域で集めた協賛金も返さなければならなくなる。フリマーはテントが無い。商品も濡れる。販売も出来なくなるリスクが高い。
昨年は会場で盗難事故もあった。交通事故もあった。会場見守りパトロールは責任重大だ。
交通誘導員の重要だ。イベント時間中の車の移動は厳禁だ。
事故の回避は一番の関心事。保健所の関心は「食中毒の発生防止」だ。今年も厳しい指導があった。
急遽昨年出来た料理レシピが変更を余儀なくされた。申請費用、設営費用、労賃は無料でもかかる経費は大きい。町内会の活動予算を食っている。
食事が出来る屋台が少ないので期待されている。ラーメン屋台、カレー屋、パン屋、アイス屋、お好み焼き屋、山菜売り、コーヒー屋さんが出店予定だ。
本部要員は動きたくても動けない。一日来る来客対応、集金業務、注意喚起。
フリーで動き回れる一般見物客がうらやましい。一番動いた人が一番会場見学できない事情があるのだ。
こうしてタイトロープ「つなわたり」は敷かれてゆく。踏み外せないロープの危なさ。
保険は必要だとつくずく思うところです。
