会議の準備。通常は資料作成だけだが、自分が呼ばれる会議で、自分の話す出番が予想される会議もある。
その際はあらかじめ話そうとする内容を一応まとめた文章をワープロしておく必要がある。
会場の雰囲気で上がってしまって用意した考えが浮かばないケースを想定したものだ。
先日も小生の2つ隣の委員が発言中言葉が途切れた。「すみません、頭が真っ白くなってしまった、これで終わります」という終わり方だった。
事前にワープロしてそれに目を通しながら言えば乗り越えられたと思う。
小生も案外、気が小さいので雰囲気に飲まれて頭が白くなる経験をよくする。
多くの委員が出席する会議ではせいぜい1~2回程度の発言機会しかない。事前に原稿を用意することも可能だ。
明日の会議、テーマ、事前資料、一通り頭に入れて発言文書をワープロ作成しておく。これさえあれば、鬼に金棒、後日議事録が出て来ても、
発言の訂正が出来る。原稿を読んでいるのだから、間違いがない。テープで聞いた人が作文する弊害も防ぐことが出来る。
警察の会議だ。先回、議事録訂正を電話したら、全体として、本来削除されるべき意味不明な表現が多い議事録となって出て来た。
体裁を整えた議事録が良いのか委員の発言の全てを記載したものが良いのか。
先回は2回も訂正議事録が届いた。ホームページで公開される議事録だからだ。お蔭で公開される時期の遅いこと。
半年後にアップされる。
事務方が会議回数、時間を短く、少なくしたい。そう願う意図も見えてきた。
