公開会社でない株式会社にあっては,株主総会の招集通知は,株主総会の日の1週間前までに発しなければならない(会社法第299条第1項)。
これは,発信主義である。
したがって,例えば,12月29日(木)に株主総会を開催するには,12月21日(水)のうちに発信すればよいのであるが,最近の郵便事情からすると,株主への到着は,26日(月)だったり,27日(火)だったりすることもあるようである。株主又はその担当者が出張等で不在だったりすると,その目に触れるのは,更に遅れることになる。
もちろん,最近のデジタル化の流れの中では,電磁的方法によって通知すればよいともいえるが,書面によらざるを得ないケースも少なくない。
とすると,株式会社としては,株主ファーストの観点からすれば,ぎりぎり1週間前の発送では配慮が足りないといえよう。
普通郵便で招集通知を発送するのであれば,2週間~10日前を目安にするのがよいのではないだろうか。
会社法
(株主総会の招集の通知)
第二299条 株主総会を招集するには、取締役は、株主総会の日の二週間(前条第一項第三号又は第四号に掲げる事項を定めたときを除き、公開会社でない株式会社にあっては、一週間(当該株式会社が取締役会設置会社以外である場合において、これを下回る期間を定款で定めた場合にあっては、その期間))前までに、株主に対してその通知を発しなければならない。
2 次に掲げる場合には、前項の通知は、書面でしなければならない。
一 前条第一項第三号又は第四号に掲げる事項を定めた場合
二 株式会社が取締役会設置会社である場合
3 取締役は、前項の書面による通知の発出に代えて、政令で定めるところにより、株主の承諾を得て、電磁的方法により通知を発することができる。この場合において、当該取締役は、同項の書面による通知を発したものとみなす。
4 前二項の通知には、前条第一項各号に掲げる事項を記載し、又は記録しなければならない。