裏紙との格闘

リモートワーク体制のために、紙書類（数百ページをファイルしたもの）を電子データに変えるというのも、私の仕事の中の１つである。

これが時々、とんでもない紙資料があって、ものすごい時間がかかってしまう。

ホチキスや付箋をはずすことや、サイズの大きな書類が織り込みになっていたり、逆に小さい書類が書類の一部に貼り付けてあったりするものの対処も面倒だが、裏紙というのもかなりやっかいである。

今では裏紙は全く使わなくなったのだが、何年か前には紙の節約のつもりで裏紙を使っていることもあった。するとその関係のない裏側の内容までスキャンして電子データになってしまうのである。

全部の書類に裏紙が使われていたり、すべての書類が片面だけのものであるならば、片面のみをスキャンすれば良いのだが、裏紙使用・裏白・両面使用など、めちゃくちゃに混じっているのが困りものだ。

その場合は、スキャナーを「両面（白紙を除く）」という設定でスキャンして、あとで裏紙である不要な内容を削除することになる。

元々、裏紙を使うときには、多くはバッテンなどをして関係のない内容である印をつけているのが常識だと思うが、今日スキャンした書類は、裏紙に何もしていないのだった。

それでも、多くは逆さまになっているので、スキャン後に逆さまのページを削除していけばよい。

しかし、中には逆さまになっていないものも混じっているのだった。

そうすると、今度は内容を見て、明らかに違うものを削除するのだが、スキャン画像を見てもなかなかわからないので、実物を照らし合わせて判断することもある。

紙書類を見ればだいたい無関係のものかどうかは判別できる。

（実は今回の書類は、自社のものではなく、他社から引き継いだものであり、かなりひどい状態であった。とりあえずコピーしとけば分かるだろうという感じで裏紙を使って綴じていたらしい。）

・・・

近頃は、リモートワークが増えているので、このようなスキャン作業を必要とする会社が増えており、書類の電子化作業を専門業者に頼んだりすることもあるようだ。

しかし、外部の業者に頼んでも、このような裏紙への対応は、難しいだろう。
自分の会社の書類でさえ、不要な裏紙なのか関係書類なのか、判別しにくいことがある。

そうなると、外部に委託した場合は、とりあえず裏紙もそのままスキャンして、保存しておいてもらうことになるだろう。

全部保存しておいても特に問題は無いだろうが、やっぱり不要なものは除外したい。
それは、社内の人間だからこそ判別できる作業。

しかし、この効率の悪さ。何年も前には裏紙使用がこんな弊害を生むとは想定できなかったことであった。