会議資料は自分で用意する。これは主催者としては当然だろう。
招集案内を出した後で資料づくりをする。最低2週間は会議案内から会議までの日程を空けて案内するようにしている。
平日の会議招集が難しい会議だといつも土曜日の夜となる。時々は日曜日の夜となることも。平日の夜、平日の昼はけっこう都合の悪い人が多い。まだお勤めの方がいるためだ。
地域の会議はメンバー構成を考えて会議日程を決めている。
会議資料は自分で考える。説明が難しいものはネットで集めた資料も使う。過去に作成した資料、新規に要請して得た資料、過去のデータを加工したもの。いろいろだ。
案内を出すと欠席となる人から連絡が来ることもある。重要人物だと事前に資料を見せて、意見を伺うことも必要となる。
会議資料を作成してゆくと、会議の進め方が頭に入ってくる。間違いなく、資料作成者が一番資料について深い理解がある。資料説明の意図を伝えなければいけない。
資料そのものが独り歩きして、説明の必要のある部分が伝わらない弊害を除去する必要があるからだ。
（案）とはそうゆうことだ。案だから皆に協議して望ましい方向に進めてゆく。そのつもりだから、資料だけ拡散すると困る事態も発生する。
今回はマル秘の印を押印して配布する資料が出そうだ。重要な会議となりそうだ。
