【ブログでつぶやき】 会議の効率化は永遠の課題

 

  【ブログでつぶやき】 　会議の効率化は永遠の課題 

 

 二兎を追うブログ　

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■　会議の効率化は永遠の課題

　日本の企業は、会議が多いですし、その会議に招集される人も多すぎるように思えます。半世紀にわたる経営コンサルタント歴から、クライアントさんに会議のアドバイスをすることも多々あります。
　結論から申し上げますと、会議で成果を上げることは結構難しいです。しかし、まず、マイナス要因を削除しますと、会議が効率化されてきて、次第に会議の質が高くなってきます。演説会議やダラダラ会議を続けていては、経営資源の浪費です。

　一昔前に「立って会議をする」ということが話題となり、今日でもそれを継続している企業があります。会議に対する「効率化」の意識の表れのひとつといえます。
　会議が効率的かどうかを測定する目安の一つが、招集者のリーダーシップのレベルです。
　会議開催前に、適切なタイミングで、適切なボリュームで適切な資料を配布するなどという基礎的なことは言うまでもありません。
　会議の招集者や、役職の高い人の独演会の会議をしばしば見かけます。特定の人ばかりがしゃべっている場合も、それに準じていて、「よくない会議」に属します。議題とは無関係であったり、議題から次第に本来の目的とは異なった方向の発言をしたりする人も困ります。
　それを注意したり、静止できたりしませんと、会議の質は高まりません。議長・座長・ファシリテーター（仕切り役）といわれる人がリーダーシップを発揮できる環境作りが必要です。また、それらの能力向上をはかり、質の高い会議の運営ができるように人材を育成する必要もあります。

　会議は、「会して議する」ための場です。
　会議の議題・テーマの周知徹底の必要性は解っている人が多いですが、その重要性の認識にはバラツキがあります。それが、出席者の会議前の準備状況に表れます。意見を戦わせて、方向性を決定し、実行策を構築し、進捗管理ができる会議の仕組みに対する共通認識が不可欠です。
　事前準備がキチンとできていますと、密度の高い会議となります。出席者間において、事前準備にバラツキがありますと出席者の議題・テーマやその内容に対する理解度にも、それが表出してしまいます。
　相手の理解度に対する発言者の測定能力が低いですと、話している内容が、情報・知識の提供に重点がおかれ、すでに理解されている初歩的なことに重点がおかれた発言になってしまいます。出席者は「また、そのことか」「その様なことは解った上での会議ではないですか」という思いが強くなり、会議に対するモラールが上がりません。役職の高い人に、この種の発言が多いのです。
　上述しましたが主催者が事前に情報提供をしておきますと、たとえ役職の高い人が、上述の独演会を始めたときに、「事前にその情報を提供していますので、ご出席の皆さんは理解していると思います」とやんわりと伝えれば、独演会の時間を短縮できるでしょう。

　上述のように、「会して議する場」です。会議は出席者のアイデアなど知恵を出したり、情報共有したりするだけではなく、議題・テーマに対する結論を出し、そのアクションプランを決め、関係者で実行し、成果を上げなければなりません。
　決定事項に対する共通認識ができなければ、同じ目的（議決事項の実現）に対して、共通行動がとれません。

　会議成功には、いろいろな要素が絡みますが、その一端を述べさせていただきました。

（ドアノブ）

 

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