昨日は会議資料準備で忙しかった。
２１日（土曜）の会議資料準備である。議題に沿った資料作成。レジュメ作成、資料番号、ページ付番、必要部数印刷、製本。
サンプルを会長宅に持参し、確認いただく。
事務局要員に連絡、カメラ、議事録依頼する。
当日は会場設営も必要だ。事務局長という仕事は結構大変だ。資料は行政にお願いしてコピーいただいたものもある。（カラー）助かる。自分で資料を準備すると会議の中身が大分頭に入る。会長には挨拶等仕切ってもらうが、いつ振られてもOKだ。自分なりの意見はある。
補足資料も準備する。「手の内を全部出さなくても」と会長は言うが、私に言わせればこの資料は極く一部だ。
この資料だけで全てが判る、説明できるわけでない。資料に沿って説明するということはそうゆうことだ。資料を作成した人が一番解っている。手の内をすべてなんて言う人は中身が理解できていない人だ。資料がすべてだと思っている。資料の数倍のボリュームで中身は存在するのだ。資料だけ持ち帰って安心する人もいるが、会議に出て資料説明を聞き、疑問点は質し、理解不足を補ってこそ、会議の本意となるのだ。
議事録は後日、決定事項、経緯の要約に過ぎないのだ。
結局、行政に依頼していた資料は届かなかった。
一月ほど前に地域で行われた会議議事録の要約である。コミ協会長に開催を求め、大勢地域住民を動員していた。主催者側の行政に会議議事録をコミ協会長に提出を要請していた。
説明しっぱなし、言いっぱなし、疑問、質問が出た、答えた。だけでは理解した、承認した。ということでは無い。
質問に回答、疑問点、持ち帰って検討した中身。記録に残してこそ、会議の意味がある。
