会議を「プロセス評価」してみる

　生産性の高い会議を行うのはつくづく難しい。

 　先日他社の人から、「良い会議の条件とは？」という話を伺った。良い会議になるための条件というのは、

①会議が事前にデザインされている。　

②参加者の意欲が高まっていて全員の力が活用されている。　

③会議のレビューがなされている。

の３つなのだそうだ。

　①はよく言われる「目的」、「議題」、「ゴール」、「招集メンバー」、「進め方」、「（結論の）共有化」などがきっちりと設計されているかということ。当たり前っちゃアタリマエなのだが、これすらなかなかきっちりとできていない会議が世の中には多い。

　②も当然で、参加者全員が「会議に貢献しよう」という気持ちを持ち、また進行役がそれを上手くファシリテーションしていかなければならいない。

　面白かったのは③である。この場合のレビューというのは、議事録を取るとか議決内容を回覧するとかということではなく（それは①の範疇）、会議そのものが①、②の条件を満たして行われていたかどうかを振り返るということらしい。例えば、

・事前に「目的」、「議題」、「ゴール」、「招集メンバー」、「進め方」がきちんと定められていたか？

・参加者全員が目的に向かって議論できていたか？

・各自の発言量はどうだったか？

・進行役は上手くファシリテーションしたか？

・「（結論の）共有化」がきちんと図られたか？

というようなことをチェックする。これを行うと会議そのものの質が高まり、結果として良い結論やアイデアが出る会議ができるようになるという。

　通常、会議の良し悪しは「アウトプット」でみるのが一般的であるが、そうではなく「アウトプットに至る“過程”」により判断するということ。　「リザルト評価」から「プロセス評価」へ視点を移すことによって物事の本質が見える好事例である。