取締役会は，会議体として，現実に会議を行うことが原則とされている。
取締役会は，株式会社の業務執行の決定という職務を行わなければならない（会社法第３６２条第１項）が，重要な業務執行の決定以外の決定については，取締役に委任することができる（同条第４項柱書の反対解釈）。
また，定款で定めれば，取締役会の決議の省略（いわゆる書面決議）を行うことができる（会社法第３７０条）。
さらに，取締役会への報告の省略も認められている（会社法第３７２条第１項）。
したがって，それなりの規模の株式会社においても，現実に会議を開催することなく，取締役会の運営をすることができそうである。
しかし，ここで登場するのが，会社法第３６３条第２項と第３７２条第２項である。
会社法
（取締役会設置会社の取締役の権限）
第３６３条 次に掲げる取締役は、取締役会設置会社の業務を執行する。
一 代表取締役
二 代表取締役以外の取締役であって、取締役会の決議によって取締役会設置会社の業務を執行する取締役として選定されたもの
２ 前項各号に掲げる取締役は、三箇月に一回以上、自己の職務の執行の状況を取締役会に報告しなければならない。
（取締役会への報告の省略）
第３７２条 取締役、会計参与、監査役又は会計監査人が取締役（監査役設置会社にあっては、取締役及び監査役）の全員に対して取締役会に報告すべき事項を通知したときは、当該事項を取締役会へ報告することを要しない。
２ 前項の規定は、第３６３条第２項の規定による報告については、適用しない。
３ 指名委員会等設置会社についての前二項の規定の適用については、第一項中「監査役又は会計監査人」とあるのは「会計監査人又は執行役」と、「取締役（監査役設置会社にあっては、取締役及び監査役）」とあるのは「取締役」と、前項中「第３６３条第２項」とあるのは「第４１７条第４項」とする。
いわゆる業務執行取締役は，３か月に１回以上，自己の職務の執行の状況を取締役会に報告しなければならず（会社法第３６３条第２項），この報告は，書面では不可とされている（会社法第３７２条第２項）。
報告について，会社法第３７２条第１項に基づき，タイムリーに書面（メール，ＬＩＮＥ等を含む。）で行っていたとしても，業務執行取締役が行うべき「自己の職務の執行の状況の報告」は，会議の場で行わなければならないのである。
これはなぜ？であるが，一般には，取締役会の監督機能，すなわち取締役の職務の執行の監督（会社法第３６２条第２項第２号）という職務を実効あらしめるためと解されている。
この点，一般社団法人日本取締役協会の「社外取締役・取締役会に期待される役割について（提言）」においては，
１．社外取締役・取締役会の主たる職務は，経営（業務執行）の意思決定ではなく，経営者（業務執行者）の「監督」である。
２．「監督」の中核は，経営者が策定した経営戦略・計画に照らして，その成果が妥当であったかを検証し，最終的に現在の経営者に経営を委ねることの是非について判断することである。
３～１２ 【略】
という提言がされている。
ｃｆ． 社外取締役・取締役会に期待される役割（２０１４）by 一般社団法人日本取締役協会
http://www.jacd.jp/news/gov/140307_post-134.html
※ 「提言」は，右下のＰＤＦ
取締役会がその監督機能を遺憾なく発揮するために，業務執行取締役が「自己の職務の執行の状況の報告」を会議の場で行うことが重要であると考えられているのである。
この考え方は，公益法人を含む一般社団法人や一般財団法人の理事会の監督機能の面でも同様である。
取締役会や理事会においては，報告をする側も，報告を聴く側も，上記を踏まえて行動する必要があるということですね。
