メール文書名の暗号化。 code word of a title of mail document

　(1)省資源、環境保護の必要性からペーパーレスが言われたのはかなり前のことで、今頃になって組織内でのメールが公文書かとかメールによるやり取りの管理運用基準がないとか問題になっているのは不思議なことだ。

　さすがに決裁文書はまだ紙対応で回覧し決裁者の確認決裁印を押印して保管している例が多いようだが、事務連絡、文書作成はパソコン、メールが主流で文書ファイルに残すのが通例だ。

　(2)通常は業務用メールを使用して共有ファイルを利用するのだが、最近問題になっているのが私用メールを使ったやり取りで、米大統領選でクリントン候補の公務に私用メールを使った問題は争点にもなった。

　パソコン利用はいつでも、どこでも使用できるので手頃だが、それだけに公務と私用との区別、区分、分轄は必然的なことで、これが混同しているところに便利さの中での使い勝手のよさ、あいまいさが利用され公務と私用との境をなくしている現代性問題だ。

　(3)また書き込み、書き替え、改ざんが容易で、文書内容が都合よく改ざんされて森友問題での財務省の大幅な決裁文書改ざんが国会でも追及されて政治、社会問題になっている。

　防衛省では自衛隊の南スーダン、イラク派遣部隊の日報が残っているのか破棄されたのかで、前防衛相が破棄されて残っていないとしたものが１年後に次から次とファイルから公表されて（実は１年前に日報存在が確認されていたことが判明）、文書管理の信頼性を失ってきた。

　(4)その防衛省の公文書ファイルが情報公開原則にもとづいてネット上で公表されているが、文書名が実態内容を示すものとは違う暗号ばりの別物に書き替えられて公表（報道）されていることがわかった。

　事例としてイラク支援ものが「運用一般」とされ、南スーダン派遣ものが「研究」という目録で登録されている。

　(5)省内（組織内）独自で共通して共用して内容を管理したい文書として通常名称と違えて特別文書名をつけることは必要な方法論（methodology）としては考えられないことではないが、一旦ネット上で広く公開されることになれば一般的に内容を示す名称に戻して公表するのは当然のことであり、防衛省の暗号のような抽象化されたファイルは２０１６年で４万件（報道）に上るといわれるからかなり異常な異質な文書管理方法といえる。

　(6)これでは過去の日報の検索も手間取るのはわかるような状況でもあり、実は名称の振りに解読書があるのは普通（１年前に日報存在を確認）で省内の隠蔽主義でしかない。

　防衛機密を扱う防衛省の特殊性なのかわからないが、最近になって政府職員を集めて公文書管理の研修が開かれた報道があり、冒頭に述べたように今頃になっての対策とは不思議でならない。