いまどきエクセル作業でマウスを使う人は残念すぎる…マンガでわかる｢超効率的エクセル操作法｣

エクセル作業を効率化するにはどうすればいいのか。公認会計士の羽毛田睦土さんは「マウスではなくキーボードを使うことを意識してほしい。頻繁に行う操作をキーボードに置き換えられると、仕事のスピードが格段に上がる」という――。

※本稿は、羽毛田睦土監修、あきばさやか漫画『マンガでわかる Excel』（KADOKAWA）の一部を再編集したものです。

エクセルを「使いこなせている人」は少数派

「Excelを使ったことがありますか？」と聞かれれば、たいていのオフィスワーカーは「使ったことがあります」と答えるだろう。しかし、実際には「使いこなせている人」は少数派だ。たとえば、Excel上のカーソル操作（選択しているセルを変える操作など）ひとつをとってみても、「使いこなせている人」と「使いこなせていない人」の差は歴然だ。

初心者は、セルを選ぶとき、該当するセルをマウスでクリック。下に移動するときはマウスをぐるぐるするだろう。たいていの方は、Excelを使い始めたときにそう動かせたから、ずっとそうしている。しかし、実際にはキーボードでもっと速く正確に操作できる。

 

「仕事でExcelを使いだした」「使わざる得なくなった」という方が、つまずくのがトラップだ。「効率悪いよなぁ」と思いつつ、ごまかしごまかしやってしまう。なんとなく「使えなくはないけど使いこなせていない」状態のまま今に至る。何度も「メインの仕事に時間をとりたいのに！」と思いながら後悔する。

こういった状況を打開するためには、Excelを知り、Excelを使うときの意識を変えることが重要だ。なかでも、公認会計士でエクセル講師でもある羽毛田睦土さんは「マウスではなくキーボードを使うことがまず大事だ」という。

効率よくカーソルを操作するには

マウスで操作するのは効率が悪すぎる

「方向キー」を活用して表の最後まで一気に移動

未来の「未」をオートフィルにかけると…

キーボードでセル上を高速移動

「扱うデータが多くて、選択セルを移動するのに時間を取られる……」

このようなExcelのイライラは、キーボードを効果的に使えば解消できます。

セルの選択を移動する方法

矢印キーを使っても、同じようにセルの選択を移動できます。使いやすい方を選びましょう。

セルの選択を楽に移動しながら入力する方法1

①Tabを使って、右のセルに移動しながら入力する

②行の最後まで入力したら、Enterを押す

③次の行の、入力はじめと同じ列まで、セルの選択が移動する

セルの選択を楽に移動しながら入力する方法2

①入力したい範囲をあらかじめ選択する

②Tabを使って、右のセルに移動しながら入力する

③行の最後まで入力したら、Tabを押す

④選択範囲の次のセル（次の行の先頭）にセルの選択が移動する

※Enterを押すと、すぐ下にセルの選択が移動する

文字修正もショートカットを活用

文字を修正したいとき、マウスでダブルクリックするより簡単に「編集モード」へ切り替える方法があります。

セルに文字を入力している途中で、前の方の文字を修正したいとき、←を押してカーソルを移動しようとしたのに、なぜか選択セルごと左に移動してしまった……という経験はないでしょうか。

Excelには「入力モード」と「編集モード」があり、これによって矢印キーの挙動が変わります。

入力モードで矢印キーを押すと、選択されたセルが移動します。これに対して編集モードでは、セル内の文字ごとにカーソルを移動できます。現在の入力モードは、Excel画面の左下に表示されます。

 

入力モードから編集モードに切り替える

①編集モードにしたいセルを選択し、F2を押す

②セル内でカーソルの移動ができる

③再びF2を押すと、入力モードに戻る

矢印キーをもっと便利に使う

キーボードの矢印キーを使えば、セルの上下左右へのジャンプや複数セルの選択など、さまざまな動作をマウスを使わずに行えます。

表の端まで一気に移動する

表の端まで一気に選択する

Shift＋矢印キーは、隣り合ったセルを1つずつ選択できます。

同じ内容を一気に入力する

複数のセルへ同じ内容を入力する場合、入力したセルを1つずつコピーしていくのではなく、キーボードで一括して入力した方が、断然時短になります。

セルを複数指定して一気に入力する

①データを入力したいセルの範囲を選択する

②最初に選択したセルにデータを入力する

③Ctrl＋Enterを押すと、同じ内容が一括で入力される

※②で数式を入力した場合、各セルには相対参照で入力される

飛び飛びのセルに一気に入力する

①Ctrlを押しながら、データを入力したいセルをマウスで左クリックする

②最後に選択したセルにデータを入力する

③Ctrl＋Enterを押すと、同じ内容が一括で入力される

※②で数式を入力した場合、各セルには相対参照で入力される

連続データにはオートフィルを使おう

「月、火、水……」「5月1日、5月2日……」のような連続データは、「オートフィル」機能を使うと簡単に入力できます。

オートフィルで連続データを入力する

①連続データの先頭となる値を入力し、そのセルを選択する

②マウスポインタをセルの右下にある「■」に合わせると、「＋」に変化する

③マウスの左ボタンを押したまま、上下左右（コピーしたい方向）にドラッグする

④連続データが入力される

※規則性が判断できない場合は、同じ内容がコピーされる

例えば4年間隔で西暦を入力したい場合、「2008年、2012年」など先頭のデータを2つのセルに入れておき、両方を選択した状態でオートフィル機能を使うと、Excelが規則性を判断して、連続データを入力します。

---------- 羽毛田 睦土（はけた・まこと） 公認会計士、エクセル講師 羽毛田睦土公認会計士・税理士事務所所長。アクト・コンサルティング代表社員。東京大学理学部数学科を卒業後、デロイトトーマツコンサルティング（現アビームコンサルティング）、監査法人トーマツ（現有限責任監査法人トーマツ）勤務を経て独立。現在は、エクセルの研修を行うほか、エクセルVBAやGASのプログラム開発なども行っている。著書に『関数は「使える順」に極めよう！Excel 最高の学び方』（インプレス）などがある。 ----------

---------- あきばさやか イラストレーター 宮城県出身、東京都在住。仙台の広告代理店で、5年間企画営業として勤務後、イラストレーターに。2015年から独身会社員時代のしくじり体験をもとにした4コマ漫画「しくじりヤマコ」をSNS上で発信。働く女性を中心に共感を呼ぶ。現在は結婚・出産し、仕事と育児の両立に奮闘中。そんな日々の様子をブログでも更新している。著書に『服はあるのにキマらない！～おしゃれ迷子共感系日記～』、『おしゃれなママっていわれたい！』（ともにマイナビ出版）などがある。 ------