メールを完ぺきに打ってるという自信あります？

トーション・ネクタイ

トーションレース機で
　そのままネクタイの形に
　　　編み上げました！

絹紡糸使用

絹紡糸使用
大剣幅　50/52mm　小剣幅　40mm
長さ　142cm

メールを打つとき、いつも迷います・・・

ＢｔｏＢ　ビジネス同士ならばそんなにも悩まないのですが・・・

というより、電話でのやりとりが多いですから・・・でも、

ＢｔｏＣ　ビジネスから一般の顧客の方へのメールの場合に悩むんですね


何故かといいますと・・・ビジネスオンリーで行けば・・・「冷たい感じが、し過ぎる」

じゃあ、どのような書き方にすればいいのかということなんですが・・・

私の場合（その時その時により多少は違いますが・・・）、

1. ○○(企業名)の△△(個人名)と申します
2. 本日は××のご注文を頂き誠に有難う御座います
3. 京都の現況報告など
4. それから本題へ

――初めての方と常連さんの方とは違いますが、大筋、こんな感じですか・・・

他には、たまに商品の中に、ワープロの手紙以外に、手書きの下手な字で書いたメモを入れる場合もありますね。


兎に角、電話にしろ、手紙にしろ、メールにしろ大切なことは、

受け取る相手の方に、極力、不快な思いをさせないように気を付けるってことですか・・・

といいながらも・・・出来てるとは自信を持って言えないのが情けないのですが・・・


今朝は、ビジネスメールの基本についての記事を紹介してみようと思います。

～以下、8月21日読売新聞朝刊より抜粋～

　電子メールで連絡を取り合うことが、仕事では欠かせない。フェイスブックなどのソーシャル・ネットワーキング・サービス（ＳＮＳ）を利用するケースも増えた。ただ、届いた連絡にいつ、どのように返信するかは、意外と悩ましいもの。心がけたいポイントをまとめた。

　 マナー    

■ ビジネスメールの返信ポイント

1. 受け取ったらなるべく早く変身を。丸1日以上相手を待たせない
2. 重要なメールは返信した後、電話でも受け取ったことを相手に伝える
3. 打ち合わせ場所や日時などを伝えるだけなら、部分引用の方がわかりやすい
4. ＳＮＳは、メッセージを確認すると相手に「既読」が通知される。必要なければ返信しなくともよい

（直井さん、西村さんの話を基に作成）

　一般社団法人、日本ビジネスメール協会が8月に発表した「ビジネスメール実態調査」によると、過去1年間に仕事のメールで不快な気持ちになったことのある人は、51%とほぼ半数。

返信は早めに 簡潔に

？　ビジネスメール

　理由（複数回答）としては、「文章が曖昧」などのメールの内容に関するものが上位を占めたが、「返信が遅い」こと自体を不快に感じる人も17%と目立った。

　同協会の直井章子さんは、「丸1日たっても返事が来ないと、不快、不安に感じがち。折角のビジネスチャンスをフイにしかねません」と指摘する。すぐには結論を示せない場合でも、メールを受け取ったことと回答できそうな時期を記して、なるべく早く返信すべきだという。

　仕事での返信メールは、本文の最初に相手の名前と会社名を記入し、数行空けて「お世話になります。〇〇の△△です」などと自分の会社名と名前を記す。互いの肩書は省いても構わない。「かしこまった時候の挨拶は不要です。曖昧な表現は避け、簡潔にまとめましょう。文面が冷たいと思うなら、本題に入る前に『まだまだ暑いですね』などと一言添えると和らぎます」と直井さん。

　受け取ったメールの文章を全文引用して返信するか、部分的に引用するかは、相手や状況による。一般的には、交渉事など、やりとりの経緯をまとめて残す必要があれば全文引用、ポイントを簡潔に記すだけでよいなら、部分引用の方がわかりやすい。

　最初の返信メールは、件名を変更せず、「Re:（元の件名）」の形にする。返信メールであることが一目瞭然だからだ。やりとりを重ねるうちに内容が変わったら、件名も変更する。

　受け取ったメールのCC欄（当事者以外の送信先）に名前があれば「全員に返信」ボタンを押して、その人とも内容を共有する。本文にも相手の名前の後ろに(cc:○○様)などと記すとよい。

　メールを受け取ったことを伝えるためだけに、返信のやりとりを何時までも続けるのは好ましくない。直井さんによると、AさんがBさんに送る場合、

1. 送信（A⇒B）
2. 返信（B⇒A）
3. 返信の確認（A⇒B）

――の3通で完了させるのが基本だ。

　最近では、メールの代わりにＳＮＳで連絡を取り合う機会も増えた。ＳＮＳに詳しい経営コンサルタントの西村淳さんは「ＳＮＳの場合、設定によっては自分と相手以外にも情報が見えてしまう可能性もあります。事前に互いの設定を確認しましょう」と話す。

　作業チームなどのグループ全員に、一度に情報を伝えやすいのもＳＮＳの特徴だが、「自分あてのメッセージにいちいち返信すると、そのたびに全員に通知され、かえって煩わしい面も。メールのようなこまめな返信はいりません」と西村さんは助言する。