スケジューリング

ある会社のとある部門では、1月は内部品質監査を受審することになっていました。
品質保証部から その部門への内部監査チームのリーダーとして指名されたA氏、正月休み明けで 前月総括やら、業務立上げ、新年ご挨拶やら、何やかやと 過ごしている内に 気が付くと15日になっていました。
今から 内部監査の準備をすると月末になってしまう。だが 内部監査は今月中にやらないと計画がズレルと言って品証がうるさいので何とか着手しなければ、とA氏、監査対象部門の責任者に連絡を開始。

以下、連絡の社内LAN-E-mailです。

A氏(監査リーダー)：内部品質監査実施について、昨日 連絡しましたように1月31日は棚卸作業がありますので1月30日に開催したいと思います。
B氏(受審側責任者)：了解しました。

A氏は準備を開始。まずこれまでの監査結果資料を品証へ取りに行って 部門の様子をヒアリング。その後、監査方針や監査質問表を 監査チームメンバーと打合せたりしていました。
ところが 監査直前、あいにくA氏が風邪を引いたようで、監査内容を記した監査開催通知が一向にB氏の下に来ません。B氏からの関係者への社内LAN-E-mailです。

B氏(受審側責任者)：リーダーのA氏が風邪のため 明日の品質監査は延期とします。(Aリーダー殿へ 月初は月報作成作業、2月13日の週は繁忙期に入りますので2月6日の週に実施で調整してください。)

そこで、何とか2月7日に実施の運びとなりましたが、今度は 受審側でクレーム騒ぎが起きました。B氏からの関係者への社内LAN-E-mailです。

B氏(受審側責任者)：申し訳ないのですが7日は お客様に出張せざるを得なくなりました。その週は対策で監査対応不能ですので、20日の週以降に延期してください。

そこで 何とかギリギリ2月20日開催と決定。ところが 今度は A氏に 海外子会社から来訪者あり、それも延期。
どうにか、27日にやろうとしましたが、その日は監査メンバーのC氏が 他部門の監査メンバーとして参加せざるを得ず、監査チームからC氏が抜けた状態で 監査を実施したとか。
監査予定は大幅に遅れて2月末となってしまいました。それも監査チームはフルメンバーではありませんでした。
何か偶然の要素が重なっているようですが、準備のタイミングや連絡の不備があるように思います。それから場合によっては仕事の優先順位の考え方がしっかりしていないことも要因になっていることがあります。しかし、当事者達は そのことに気付いていないようです。組織のカルチャーにも問題あるのでしょうか。