手帳なわたし

手帳オタクな私。若い時からその時々の生活のスタイルに合わせて手帳を選び、使い方を工夫してきました。私の今の究極をご紹介。

スケジュールはstaccal(アプリ)〜夫の場合〜

2015-03-02 | 仕事術


夫も大の手帳好き。

いやいや、手帳好きというよりは、もっと広く文房具好き。

夫婦揃って出かけるときは、必ずどこかの文具店がルートに入っています。


その夫のスケジュール管理、

様々な変遷を経て、今に至っています。

それをちょっとご紹介。




まずは、スケジュール管理から。

夫は現在、実は手帳ではなく、ipod touch利用。

ipod touchのカレンダーと連動したアプリStaccalを使っています。

それで、プライベートと仕事のスケジュールを一つまとめで管理しています




夫がありとあらゆるカレンダーアプリを試した結果、

Staccalがベストという結論に達しました。

Staccalは、

カレンダーが自分好みに自由にカスタマイズでき、

配色もおしゃれなのがよいところです。


ぱっと見は、カラフルでわたしの手帳のよう・・・(笑)


いくつものカレンダーを登録できるので、

自分と家族一人一人のカレンダー管理ができます。


さらに、

これが夫の使い方のポイントですが、

TODOも一つのカレンダーにしておいて、

その日にやらなければならないことを書いてしまうそうです。

こうすれば、TODOリストとスケジュールの両方を見る必要がなくなるのです。



さらに、さらに、

Staccalは、iosのカレンダーと連動しているので、

iphone,ipodtouch,ipad,macなどと完全同期できるのがいいですね。



実は、もともと長い間「能率手帳」をスケジュール管理に使っていました。

今は全くスケジュールをデジタルに移行したため、

「能率手帳」はメモや記録用になりました。

「能率手帳」のスケジュール欄は、1日を振り返って簡単な日記を書く欄として活用しています。

このように、「全く手帳を使わない」「すべてをデジタルに」というわけではないようです。



そこで、スケジュール管理について、

「デジタルとアナログとどっちが良いと思うか」と問いかけてみると、

「やはり相性じゃないかな」という結論。

「デジタルに飽きたら、また手帳に戻るかもしれない」とのことでした。



最後に、なぜiphoneではなく、ipod touchなのかですが・・・

夫はipad miniも使うので、

iphoneよりも、モバイルルーター(wimax2+)でwifiにつなぐほうが

コスト面でも使い勝手の面でも有利だからです。

電話はガラケーを最低料金で使ってます(笑)。



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迷った時の仮置きは?〜夫のコリコリ引き出し仕事術(10)〜

2014-10-30 | 仕事術


「夫のコリコリ引き出し仕事術」を実践中の、

ぶたうさぎさんからのご質問(やや簡単にしてます)


最近困ったことがあるのです。
毎日、色々な資料が机上に配布される。すぐに捨てるか残すか決めるけど、残すと決めたときの資料の保管の仕方がむつかしくて。
「これは後で見たい」と思う資料も取りあえず、1資料=1クリアフォルダーに入れるようにしているの
そしたら引き出しが大変なことになってきました。
大きな引き出しの中がクリアフォルダーでいっぱい。
どうしましょうか????



できれば、残しておきたい資料たちの保管の仕方のアドバイスもお願いします。
2穴ファイルの使い方ルールについてもお願いします。
クリアーファイル(いわゆるポケットタイプのファイル)は、どういう場合の資料の保管にむいているのでしょうね。
その2つのファイルをどう使い分けたらいいのかも教えて頂けたら、さらに「資料の整理と管理」がすっきりできるかと。
Dの引き出しのファイルゾーンが「ブラックボックス」と化しております。よろしく。





早速夫に投げかけてみました。

その回答は以下の通り。




<手前の大きい引き出しA

○自分が直接関係する仕事に関しては、1仕事=クリアフォルダー


<一番深い引き出しD

○保存用は2穴ファイル

○自分が直接関係せずでも、リファレンスとして必要なもの、例えば、住所録、説明書、見本、マニュアルなどは、固定式クリアファイル(ポケットの上部から書類を挿入するブックタイプのファイル)

○「これは後で見たい」と思う資料は、レバーファイル(穴をあけずに、レバーで挟んでおけるファイル)に入れておく。
一杯たまってきたら、時期を見て処分するか、取っておくかを考える。
取っておくならば、保存用2穴ファイルに綴じるか、それとも何度も見るものなら、固定式クリアファイルに入れる。


深い引き出しDの絵を前に載せましたが、




2穴ファイルゾーンに関しては、ファイルを横ではなく縦に入れたほうが、取り出しやすいのではないかという意見も聞きました。


もちろん使いやすい方法でいいと思いますが、

夫は考えてこうやっているそうです。

深い引き出しDの一番外側(手前)のところに、一番良く使うレファレンス用の固定式クリアファイルを入れたり、「これは後で見たい」という資料の入っているレバーファイルを入れたりしています。

この入れ方だと、そういう頻繁に使うファイルを、ちょっと引き出しをあけるだけで、取り出せるメリットもあるというのです。


でも、そこらへんは、お仕事の内容によって臨機応変にどうぞ!!!!





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片付けも仕事〜夫のコリコリ引き出し仕事術(9)〜

2014-10-28 | 仕事術

                                



机の上には何もない・・・

これは、仕事を終えて家に帰るときの姿。

そして、朝来たばかりの時の姿。



仕事をしている最中は、もちろん、机の上は書類や本でごちゃごちゃしてます。



いろんな仕事を同時進行で持っておられる方、

そういう方には、やはり「1仕事=クリアフォルダー」がピッタリだと思います。

クリアフォルダーにモノが入っている間は、その仕事は続行中。


仕事が終われば、クリアフォルダーに何もなくなるわけですから、

こうやって仕事をすると、

どんなに仕事が重なっても、問題が起こらないと思います。


ここで、一番気をつけたいことは・・・


片付けるのも仕事

「自分のやっている仕事の半分は片付けと思う」ということ。


どんなに仕事中、机の上がとっちらかっていても、

帰宅する何分か前には、できなかった仕事全部、それぞれの仕事をそれぞれのクリアフォルダーに入れ、

大きい引き出しに入れること。


片付けの時間をしっかり取るということです。

しっぱなし、出しっ放しで帰らない。



よく考えてみると、

仕事って

何かクリエイティブなことをしている時間よりも、

何かを仕分けしたり、整理したりという時間のほうが多いかも。


片付けを仕事と考えないから、散らかったままの机になってしまうのです。




このブログを書いているわたし自身が「ああ、耳痛い〜」!





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机の上の使い方〜夫のコリコリ引き出し仕事術(8)〜

2014-10-25 | 仕事術

                                          


何もない机の上。

今までご紹介した整理術・仕事術を徹底すると、こういう状態が現実のものとなります。


夫は、もう何十年もそんな机で仕事をしているらしいです。

職場には2カ所に1つずつ机を持っていますが、

決して崩れないのだそうです。


でもこそっと言いますと、

実は家にも自分の部屋・書斎を持っていますが、

書斎の中も同じかというとそういうわけではありません。

家では、おもに勉強や研究ばかりをしているので、

机の両側には、本が堆く積んであります。


だから、綺麗好き、几帳面とはちょっと違うのですね。

ただ、

どんどん入ってくる仕事をシャキシャキとこなす場では、すっきりした机にしているということなのです。




でも、上に何もない机ほど気持ちのよいものはないですね。


夫は、この何も置いていない机に、

ちょこちょこ覚え書きを付箋に書いておくこともあります。

絶対終えなければならない仕事、

電話をしないといけない人の電話番号と名前、

気になっている事案など、

ぱっと目にできるように、付箋を貼っておくのは有効です。

もちろん、これは割合たくさんの方がやっていることだとは思います。

でも、ごちゃごちゃした机の上よりも、

机の上に何もないほうが、より目立つのは言うまでもありません。

その付箋も、帰る時までにはほとんどやり終えてほとんど残りません。

残っている場合には、明日の仕事として、手帳に転記しておきます。

たまに貼りっぱなしのこともあるらしいのですが。



そういえば、わたしもかつて、

2013年12月8日「絶対忘れられない時の付箋」と題したブログを載せたことがあります。

考えたら、これって夫の方法と似ていますね。





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引き出しDと使用済み角2封筒の使い方〜夫のコリコリ引き出し仕事術(7)〜

2014-10-22 | 仕事術


事務机の深引き出しDには、

保存資料、文書のための「2穴ファイル」、「クリアフォルダー予備」、そして廃棄用のものが入っている「使用済み角2封筒」と予備の「使用済み角2封筒」とが入っています。

入れ方は以下の絵の通り。

立てて収納します。




その中で、

この「使用済み角2封筒」は、

不要になった資料、紙類を放り込む一時置き用の入れモノとして使います。


その、折り返しの部分をカットして使います。





1仕事=1クリアフォルダー

仕事を進めていくと、1仕事が終わった段階で、保存する紙以外のものが出てきます。

それをポイポイこの封筒に入れるのです。

ちょっとしたメモのように、もちろんすぐにゴミ箱へというものもありますが、

普通ゴミに出せない内容のものも多くあります。

また、

その時いらないと思っても、後で必要と思うものも出て来がち。

捨てるのを迷うならば、ここへ一時置きです。


夫は、その封筒1つに、約1ヶ月分の紙類を入れることにしています。

封筒の表面に「2014・10」「2014・11」などと、いつの紙類かを明記しておきます。




そして、深引き出しDに立てて一定の期間保管します。

夫の職場は、3ヶ月ごとに機密廃棄がされるので、それまで保管。その後「機密廃棄」に出します。

そういうシステムのない職場ならば、3ヶ月とか6ヶ月間保管した後、

一気にシュレッダーをかけ処分します。



夫は、

会議室にその「使用済み角2封筒」を持って行って

会議が終わったらすぐ、会議資料の不要分をここに入れるという過激なことをしてるらしいです。

その時点で、保存する内容の資料か、そうでないかを判断し、

「捨て」と思えば、瞬時に「使用済み角2封筒」行きと決めているようで、

一時的にでも資料がごちゃごちゃすることはないということです。



「自分だけしか持っていない情報」かどうかで、

瞬時に判断するようです。

他人の仕事に関する事は、全捨てです。




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