使い勝手が悪い、Coubicの貸会議室みたいなどの問題がある現在のCoubicシステムを12月末（2022年3月末？）で中止することはいいとして来年1月（2022年4月？）からは従来の紙方式だけというのは残念です。西洗自治会は中止の理由として自治会員が高齢化し、パソコンやスマホを使えないことをあげていますが、そのようなことを理由とするとホームページそのものが利用者がいないということになりかねません。具体的にどのような問題があったのか自治会員に説明してくれると助かります。
会議室利用申込をホームページからできるようにすることはホームページ立ち上げの目的の一つだったと思います。
問題は会議室利用カレンダーでしょうか。私はGoogleカレンダーを無料で利用していますが、このカレンダーの週画面をうまく利用すると、今自治会館に置いてある紙の会議室利用カレンダー相当の表示になります。Googleカレンダーの利用は簡単です。
このGoogleカレンダーを自治会員共有とします。そして、カレンダーの週画面を使い、たとえば利用団体Aが12月29日（水）10：00からの欄をクリックして予定記入画面を出し、タイトル「1Ｆ利用団体A」、利用時間帯を10：00から12：00と、また別の利用団体Bが同様の操作でタイトル「2Ｆ大利用団体Ｂ」、利用時間帯10：00から12：00と、また別の利用団体Cが同様の操作でタイトルを「2Ｆ小利用団体Ｃ」、利用時間帯10：00から12：00としますと、カレンダーの29日の10：00から12：00の欄が横に3列に分れ、1Ｆ、2Ｆ大、2Ｆ小、利用者がはっきりわかる形で色付きで枠どりされます。つまりGoogleカレンダーは会議室利用カレンダーとして利用可能です。
ネットに慣れていない人が会議室利用カレンダーの紙方式を強く希望する場合は従来の紙カレンダーとGoogleカレンダーの両方を会館担当が管理する必要があり、面倒になります。これがデジタル化中止の理由でしょうか。利用団体の責任者は、パソコンは使わなくても現代ではスマホは持っているのではないでしょうか。スマホによるGoogleカレンダー入力方法を学んでもらうと紙カレンダーを廃止し、Googleカレンダーのみとすることが可能になります。
会議室申込書をネットで送れないことが中止の理由でしょうか。HTML入力フォームのタグ、オプションを使って会議室申込フォームを作成し、ホームページにアップすることは比較的容易です。
これらのことができれば従来の紙方式の考えをほとんど変えることなくデジタル化することができるのですが、いかがでしょうか。利用団体は自分で西洗自治会ホームページからGoogleカレンダーにアクセスし、会議室の空きを確認し、自分で予定を記入します。次に会館申込フォームで申し込みます。会館担当はパソコンかスマホで会議室管理ができます。
私がIT技術、あるいはGoogleカレンダー自治会員共有知識がなく、頓珍漢なことを言っているかもしれません。中止理由の詳細を知ることができると勉強になります。自治会員が問題を共有することはだいじではないでしょうか。
