自治会役員会定例会議事録は役員会と一般会員の間の重要な連絡媒体

10月度自治会役員会定例会議事録によると議事録の発行を約半月早めたそうです。
これは自治会員にとって嬉しいことです。

自治会ではどうしても役員と一般会員の連絡が不十分になりやすいと思います。
議事録は役員会と一般会員の間の重要な連絡媒体であるからです。

議事録は班別に回覧されています。
しかし半月早めても回覧が最後になる人は定例会の約1か月後にならないと議事録を読めません。
議事録には決定や予定などの重要事項が書かれていますが、決定や予定が実行されてしまってから議事録を読む人が出る恐れがあります。
さらに発行を早める工夫をしてもいいのではないかと思います。

10月の定例会では署名運動に自治会がどう関わるか議論されたようです。
自治会長は、ある福祉団体から、行政などに出す嘆願書に賛成者の署名をつけたいということで署名運動に協力してほしいと要請があったが、署名用紙を自治会で回覧することを断わったそうです。
この判断に対して、福祉文化部のアドバイザーから、自治会員にもこの福祉団体にお世話になった人、あるいはこれからなる人がいること、自治会が署名するのではなく、自治会員の中で賛成者は署名し、そうではない人は署名しないだけのことであることなどをあげて、署名用紙の回覧を断わることはないとの意見があったそうです。

この福祉団体が町の人々に役に立たない団体であるならば自治会長の判断でよかったと思いますが、自治会長から団体の良し悪しについて説明はなかったようです。
とすると自治会長の判断は気になります。
議事録では福祉文化部などで検討することになったような記述になっていましたが、署名用紙の回覧以外の方法を検討することになったのか、署名用紙の回覧を再検討することになったのかはっきりしませんでした。

自治会長は町の窓です。
いろいろな情報が自治会長に入り、自治会長から出て行きます。
つい自治会長は自分の権限で個人的に情報を処理処分したい気持ちになります。
しかし、自治会には組織があって、今回の場合は福祉文化部という担当部署があります。
福祉文化部にはアドバイザー（民生委員、日限山いぶき会会員、西洗子ども会会長）が3人もついています。
署名運動協力の要請などは、自治会長は、まず担当部およびアドバイザーに、さらには必要に応じて部長会、役員会定例会に諮って決めるようにするといいと思います。