「仕事をする場合」の手帳の持ち方。4月4日のブログでも少し書きました。その続きです。
このわたしの方法では、基本は以下の通り。（「手帳なわたし」1月9日参照）
「手帳」（＋αとして「生活ノート」「インプットノート」）～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
「仕事ノート」～仕事の大元帳をつくる「毎日ノート（ウイークリーノート）」～必要に応じて1日1ページ（1週間1ページ）、もしくは見開き1ページのスケジュール&記録のためのノートをつくるこの3冊で管理します。
以下、「毎日ノート（ウイークリーノート）」は「毎日ノート」に統一します。3冊目を「毎日ノート」にするか「ウイークリーノート」にするかはその仕事の内容で決まります。＜手帳の書き方について＞
「手帳」には、仕事とプライベートの２つのタスク欄をつくる。
←スケジュール欄オレンジマーカー部分が仕事「手帳」のスケジュール欄は、自分の1日を書くので、仕事をしている時間を色分けするにとどめる。細かいことは基本書かない。手帳の仕事のタスク欄には、期限付きのもの、例えば、資料や給与、事務的なことに関する期限のある仕事を書き込み、その他の仕事の具体的な内容などは「毎日ノート」に書き込む。
＜「仕事ノート」と「毎日ノート」の書き方について＞
先のブログに取り上げさせていただきました。
そして、大切なことは、
必ずこの3つ「仕事ノート」と「毎日ノート」、「手帳のマンスリー・ウイークリー」を連動させるということです。
以下は仕事の方からのアプローチ。
「仕事ノート」で、月の予定を確認したら、「毎日ノート」にどんどん予定を転記していきます。転記しながら、タスクも書き込んで行きます。仕事の中では、この２つをいつも連動させていくと仕事はスムーズにいくと思います。
仕事中は、「仕事ノート」→「毎日ノート」→「仕事ノート」と、この2つを行き来して仕事を進めます。
それでは、「手帳」とはどう連動させるといいのでしょうか？
手帳には、すでに仕事の時間をマーカーしてあります。それは、だいぶ前から分かっていることですので、早めにメーカーを入れ、他のプライベートの用事も書き込んでいます。（この点は今日は書きません）。
「仕事ノート」で月の予定を確認し、「毎日ノート」にも書き込む過程で、どうしても期限を守らないといけないことがあれば、（教員なら例えば、「研究授業の指導案提出」「事務的な書類の提出」などがあります）これは、決して忘れられないので、必ず「手帳」のその月のマンスリー、ウイークリーに予定を書き込み、週のタスク、一日の仕事のタスク欄にタスクを細かく書き込むのです。どうしても面倒くさくなりがちですが、覚えていることも、できると思うことも、すべてタスクをどこかの日に割り振り、書き込んでおくのです。そうやって「書き込む」ことで、やるべきことがはっきりし、落ちなく仕事がこなせると思います。予定とタスクが全部頭に入っている方は、こんな作業は必要ないかもしれません。でも、すぐに忘れて、落ちを作ってしまうわたしのようなタイプなら、細かくタスクを書き上げることが、仕事をきちんとこなすことのできる近道だと思います。
また、期限のある重要な仕事を「手帳」に書く意味は、他にもあります。そのタスクを終わらせるために、プライベートでも時間が必要な場合があります。「手帳」に大切な仕事の期限などを書き込んでおくことで、それを見ながら、プライベートの用事も制限をかけることができるのです。「体はひとつ、時間も一人分」です。だから、生活全体を見渡せる「手帳」もひとつ、それに集約するというわけです。
そして、必ず、タスクを終えたら、赤○、やれなかったら、×。そして次に回せるものは、次の日やその次の日に書き込み、結果を残すのです。
「手帳」で評価ができたら、次に「仕事ノート」に戻って、赤○、×などを書き残す。ここまでやります。
「仕事ノート」→「手帳マンスリー」→「手帳ウイークリー」→「仕事ノート」となります。
