会議は召集するときから始まっている

こんにちは、14期生の増田雅好です。

 

みなさまの会社の会議は、スムーズに、予定時間内に終了しますか？

会社内で会議議長や進行を任されることが多かったのですが、私はこれがとても苦手でした。しかし、会議に参加する人の時給を考えると実に莫大なお金になります。会議の生産性を高めることは、私の大きなテーマでした。

 

会議をスムーズに進めるには、「会議の達人」から学び、実践してみるとうまく進行できたのでそのエッセンスご紹介します。

 

原則１　自ら、明確なゴールを持つ

原則２　課題達成だけでなく、参加者の満足を引出している

原則３　会議オーナーとしての責任をとっている

 

この３つの原則のもと、共鳴→発見→合意のプロセスを企画し、その道の上を参加者が自主的に歩いていくように促していくように設計します。

 

「会議は招集するときから始まっている」

そのために事前準備は、『会議のレシピ』を作成です。

 

１．範囲－何を取り上げるのか？

２．開催理由

３．理想の姿

４．タイトル

５．会議のゴール

６．会議のルール

７．過去の成果等の確認

８．参加者

９．時と場所

１０．進行プロセス

 こう俯瞰すると当たり前のことばかりですが・・・・・。

過去を振り返って失敗要因の１つは、レシピ1番目の「範囲」を決めておかなかったことでした。

会議で取り上げる議題の他に、「時間的範囲」－短期、長期的な話を取り上げるか、「空間的範囲」－商品やビジネスのつながりなど問題が波及する範囲などを決めておくことが特に重要です。

会議の進行中「話がずれる、脱線する」「議論をこわそうとする人」もいますが、この「範囲」が決まっていて周知されていると、「事前の案内どおり、この問題に集中しましょう」と回避でき、スムーズに進行できました。

「会議の理想の姿」と「現実」にまだまだギャップがありますが、私の会議の生産性追求はこれからも続きます。

ご紹介したことは「会議の達人」から学んだことの一部ですが、ご興味がある方は「会議の達人」のＨＰをご覧ください。

寺沢俊哉　http://teras.jp/

最後までお読みいただきありがとうございました。