「ハイブリッド型」会議を主催、コロナ禍で得たアイディア

「まん延防止等重点措置」、いわゆる「まん防」が明けるか開けないかという先週の東京での会議。定例の会議は、これまでZoomによるオンライン会議にシフトして実施してきた経緯がある。
しかし今回は「ハイブリッド型」による会議にするとの判断。自分が事務局である建設業界系の研究会では、イベントこそそのような対応をした経験はあるが、これは配信を別の団体に請け負ってもらってのことだった。
定例会議である今回は20数名の参加者という小規模ながら、独自では初めての取り組み。果たしてそんな技が自分で段取りできるかどうか不安が先立つ中、機材を担ぎこんで上京することになる。

ご承知の通りハイブリッド型とは、会場にも参加者を招き入れるとともに、インターネットで配信し、離れた場所でも参加することができる双方向のweb会議システムの両方を併せ持つ開催方法だ。
会場には1時間半ほど前に入って準備開始。会場内には配信用にカメラを3台設置し、講師を囲んだ中央にスピーカーマイクを設置。3台のパソコンでそれぞれZoomにアクセスして、映像音声を配信、資料を共有できるようにし、かつ会場内に遠隔地からの参加者の声が聴こえるようにする。

まあ、結果は良好！無事終了することができて、ホッとしている。便利な世の中になったが、やってみなければ分からないこともある。ある意味チャレンジできる場所をコロナが与えてくれているといってもいいのかもしれない。
次は、もっと違ったカメラングルで！とか、休憩中はＢＧＭを入れよう！とか、どうしても長い時間になる会議にリアルさと心地よさを提供したいと様々なアイディアも湧いてくる。
とはいっても、この日は会議後の懇親会は中止。本来だと自社の取り組みや新しい試みなどについて積極的に意見を交わす会なので、リアル開催が一番なんですがね！さて、いよいよまん防も開けることになるが再開と再会、できますかね！