先日挨拶回りの途中で、ある会社の地方支店を訪ねようと思いました。
前日に支店長に挨拶のアポを取ろうとしたところ電話に出てくれた女性は「〇〇は本日在宅勤務のため不在にしております」とのこと。
ただ支店長の予定は自席のパソコンで見られるとのことだったので、本人は不在ながら訪問希望日時の予定を尋ねてみました。
するとその女性は「その時間は特に予定が入っておりませんので大丈夫かと思います。後ほど本人に確認をして特段予定が入っているようであればご連絡差し上げますので、ご連絡先を頂戴したく存じます。連絡がなければそのままお越しください」とのこと。
本人が不在でも相手の都合を優先して、それがかなわない時だけ連絡をするという対応は実にスマートです。
なかには「本人が不在のため分かりません」と言って、相手の要望が叶っても叶わなくてもどうでもよいというような対応を受けたこともあるので、このように相手の要望を優先する対応は非常に美しく感じました。
後日、こちらの希望の日時に無事支店長に会うことできて、「こんなことがあって実に対応がスマートでした」と言うと、「彼女自身がスマートなんですよ」とのこと。
特に社内で「これこれこんなときはこんな対応をしてください」というようなマニュアルは無いそうであくまでも対応をしてくれた方のセンスに委ねられているようでしたが、それでも枢要な社員の予定をオフィス内で共有できている体制や、それを受けて適切な対応ができるというのは社員が鍛えられている証拠です。
とまあ、一応組織がしっかりしているところは正規の手順を踏む方が失礼がないかな、と思う反面、最近はSNSが発達しているので、たとえ偉い人でも直接本人にメールをしてアポを取ってしまうことができる相手も多いわけで、このあたりの使い分けにはこちら側のセンスも問われそうです。
あまりに友達感覚になりすぎても行けないし、あまりにも格式ばった対応をするのも手間がかかりすぎる。
このあたりはお互いの距離感の感じ方や受け取り方が人によるところが大きいので正解はないでしょう。
しかしちょっとした電話の応対に相手のきらりと光るセンスを感じて、今回はちょっと感心したのと嬉しくなった次第。
こういう受け答えができる方がちゃんと評価されるような組織であってほしいものです。
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