テレワーク元年 その２

みなさまこんにちは。

事務局長の小野田です。

 

世界恐慌の入口になるのではないかと

日々危機感が高まるCOVID-19ですが、

その潜伏期間の長さや感染力の強さから、

ワクチンや特効薬ができるまでは

移動制限が続く可能性もありますね。

 

私は20年ほど前から

将来はテレワークが当たり前になり

出社不要になるとみていました。

 

とはいえ、つい最近までは

ずっとオフィスで集まって仕事をしてきました。

 

今までオフィス勤務しかしたことがない組織で

突然テレワークを導入するとどうなるでしょうか？

 

今回はテレワークを導入すると直面する

ありがちがコミュニケーション面に関する問題を

３つ取り上げ、

その解決策について考えてみたいと思います。

全て私の過去の体験をまとめたものですので、

科学的な実証をしたわけではありません。

 

【ありがちな問題】

①なんとなく疎外感がある

②連絡が取りにくい

③会議が事務的になり人間味のあるやりとりが難しい

 

これらの問題は

オンラインツールの使い方などのちょっとした工夫で

ずいぶんと改善します。

 

さて順番に見てみましょう

 

①なんとなく疎外感がある

 

はい。これ誤解です。

ずっと会社でしか仕事したこと無い方は

そう感じると思います。

 

会社に行く＝仕事してる  という定義ができあがっているんですね。

なので、

家にいる＝休み  となり、

平日に家にいると不安だとか、

居場所がない状況になる方もいます。

 

他の同僚の動きが見えないだけに、

自分だけ取り残されたような気になりがちです。

 

対策は、

・チャットルール（SlackやMicrosoft Teamsなど）で

ログインしたときに必ず挨拶を交わすルールを作る。

・仕事の開始と終わりを通知するだけの部屋を作るなど

・すぐに返事をする

 

たとえば、5人で働いている部署だとして、

朝仕事を始める際には

「おはようございます」

「今から業務開始します」

などの挨拶を交わすのです。

もちろんお互いに挨拶を交わします。

 

オンラインベースで活動する場合

物理的な存在が見えません。

なので、

最も重要なことは「必ず返事をすること」です。

 

Slackで「読んだよ」ということを示すために

スタンプを押す機能がついているのはこのためです。

 

社長や部長などのリーダーから積極的に

返事をしたり情報を発信したりすることにより

コミュニケーションが活発になり

オンラインでのチームワークが活性化されます。

 

②連絡がとりにくい

 

テレワーク時には、当然ですが

「今ちょっと良いですか」といって話しかけることができません。

集まって仕事をする環境しかない会社では主にメール。

営業マンなど人よっては携帯電話での連絡が可能といったところでしょう。

となると、返事がいつ来るかもわからず滞ることになります。

 

解決策はかんたん！

「チャットツールは常にON」を強制することです。

 

オンラインのコミュニケーションの主流は

Slack、Messenger、LINE、WeChat、Teamsなどのチャットツールです。

メールしか無い会社は、

すぐにこれらのツールを導入しないとテレワークは成り立ちません。

 

幸いほぼ全てのツールが無料の範囲で実用に耐えます。

 

①で述べた「必ず返事をする」という文化が根付けば、

連絡が取りにくい雰囲気はなくなり、

上司部下でも会社に集まっていたときより連絡や相談がし易くなるかも。

特に怖い上司がいる会社では（笑）

 

パワハラ上司はテレワークにシフトしたとたん

仕事ができないことがバレてしまうので、

リストラの対象になるでしょう。

 

そうはいっても、チャットだけで済まない話もありますよね。

意見を短時間でやり取りする、長い説明を要するような場面では

短時間のオンライン会議を開きます。

昨日のブログでも紹介されているZoomが定番になりつつありますが、

Googleハングアウト、TeamsやSlack有料版でもほぼ同じことができます。

ということで次は会議についての問題。

 

 

③会議が事務的になり人間味のあるやりとりが難しい

 

Zoomなどのビデオ会議をする場合に、

カメラをオフにしたまま会議をする習慣がある会社が多いと思います。

大企業ほどその傾向があるかも。

 

中小企業の場合、

少人数でのやりとりになるので、

「基本カメラオンのルール」がお勧めです。

最初は恥ずかしいですが、すぐに当たり前になります。

 

カメラの向こうの同僚の表情や服装が話題になって

世間話したりすることにもつながります。

こういった脱線が重要なのです。

会社では雑談を人間関係の潤滑油として使うのに、

ビデオ会議になると仕事の話だけして終わりという人が多いと思います。

これはビデオ会議を電話の延長と考えているからです。

 

ですので、

小さな会社でテレワークを導入する際には、

ビデオ会議は電話の延長ではなく、

物理会議の発展型と定義するようにしましょう。

 

そことき　ルールとして

 

・ビデオとマイクは常にON

・雑談OK（むしろ歓迎）

・会議が終わった後にすぐ切らずに

・別の話題や世間話を積極的にしてみよう。

 

このようにしていくと時間があるときは、

会議の予定時間の10分前に入って同僚と雑談

などということが習慣化されます。

 

会議中にお子さんが泣いたりしても

カメラとマイクがオンになっていれば様子がわかって楽しいですよ。

 

これらを実践すれば、

テレワークだから人間味のあるやり取りが難しい

などと感じなくなるはずです。

 

以上、テレワーク推進派の私が

個人的に体験し、

いいなと思った方法の共有でした。

この記事をご覧のみなさまのテレワーク導入のヒントになれば幸いです。

 

日本でもようやくテレワークを標準として

出勤は週1～2日という働き方がすぐそばまで来ていますよ。

 

通勤時間がなくなる分、

診断士の勉強でもしようという人が増えると嬉しいです。

 

昨日のブログでも紹介していますが、

東京都内の中小事業者様は上限250万円 補助率10分の10で

テレワーク環境を整える助成金が利用できます。

 

詳しくはこちらご参照ください↓

https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/joseikin/kinkyutaisaku.html

 

 

最後に、経営相談などもわざわざ出かけていかずに、

オンラインで相談できるサービスが増加し、

五年後には当たり前になると思います。