卒業式運営委員しました

事務局の大井秀人です。

卒業式運営委員しました。何の卒業式かというと、中央支部老舗研究会のフレッシュ診断士研究会（フレ研）です。昨年20期を終え、事務局活動と並行してこの１年通っていました。場所は中央区日本橋公会堂、日程は４月２日、３年振りのリアル開催です。

軽く運営を引き受けて正直焦りました（汗）。主宰の小林先生はもとより、来賓に東京協会会長の松枝先生、次期中央支部長の佐藤先生、我らが鴨志田前塾長、山﨑塾長などをお迎えする一大イベント。しかもリアル・オンラインのハイブリットです。前例がなく一からの準備だったので試行錯誤、なんとか無事挙行しきったものの冷や汗しきりでした。せっかくなのでその振り返りをしてみたいと思います。

■次回生かす機会があるかわからない「Tips集」

1. 機材担当と司会は兼任しないほうがいい
   今回私は、動画撮影、写真撮影、司会。ちょっと一人でやりすぎました。特にハイブリッドでは、PC、カメラなど機材ごとに専従要員が必要です。ちなみに、カメラでトラブったら、司会をやっていると対応できません（実際トラブりました・・・）。機材と司会は絶対に分ける必要があることを痛感しました。
2. 映像はやはりムービーが安定、デジカメには鬼門あり
   手弁当のイベントなので、機材は関係者で持ち寄りました。今回、関係者にムービー所有者がおらず、デジカメで映像を撮影しました。最近のデジカメは優秀で、被写体が動かないとに自動で節電したり、30分で撮影終了の設定があったりで、ムービーにない鬼門があります。デジカメの動画設定は要確認です。
3. オンライン参加者にいかに会場の臨場感を伝えるか
   最近にしては珍しく、リアル：オンライン＝９：１で、結果としてオンライン参加者への配慮が薄くなってしまいました。特に、会場全体の中継ができておらず、オンライン参加者にライブ感を伝えることが抜けていました。カメラ手配が必要ですが、ハイブリッドでは考慮必要と思いました。
4. パワポはできれば事前にもらっておきたい
   来賓の方が、メモリやPCでパワポ資料持ち込まれるケースがあります。臨機応変に対応できるのも大事ですが、どうしてもバタつき、時間を取ってしまいます。できれば事前にもらっておきたいものです。
5. 人事動静には注意
   著名な方々が来られる場合、当日スピーチが追加されるハプニングが起こりえます。今回は、次期中央支部長の佐藤先生が来られたので、急遽ご挨拶をいただきました。大変ありがたかった一方で、運営上はタイムマネジメントに影響が出ます。そのため、コントロールできる余裕と、直近の人事動静には敏感になっておくべしと思いました。

■これは準備しておいてよかった「マストアイテム？」

1. 会場の下見
   これは必須です。会場が空いているときに事前に予約すれば、快く対応してもらえます。机・椅子の配置はもちろん、電源の場所、Wifiの有無、スクリーンや演台、プロジェクタースペックなど、余計な心配が段違いで減ります。
2. 司会のセリフ準備と朗読練習
   この重要性は３分間スピーチで鍛えられた稼プロ！卒業生には当たり前かと思います。でも心から準備しておいてよかったと思いました。重鎮の先生方の前での緊張感は半端ありません。アドリブは、ベースがあってこそ成り立つと身に染みて感じました。でも後で動画を見ると凹みます・・・・。
3. もちろん詳細タイムテーブルとリハーサルも必須
   セリフとあわせて分刻みのタイムテーブルも必須です。これが無いと司会は落ち着きません。また、卒業証書授与や記念品贈呈は当日リハーサルができるとベストです。できれば、事前シミュレーションもしておきたいところです。
4. 集合写真は一眼レフ
   写真の質も違うのですが、撮影しているとき、全員がなぜかキリッとした感じになり、いい緊張感で撮れます。もちろん三脚も必須です。
5. カメラ２台
   動画用にカメラを２台持ち込んでいました。１台目は固定位置にし、２台目はアングルを変えて撮影するためです。しかし、本番、動画撮影で次々トラブり、バックアップとしても機能しました。結果として、２台＋Zoom動画で会全体をカバーすることができました。

■それでもやってよかった「得られたもの」

1. メールを出す度胸
   諸先輩方に何度もご案内メールを出すことで、度胸が得られました。これは稼プロ！事務局で得られる度胸でもあります。（実は結構苦手で、いつも出す前にうじうじしてます。）
2. 諸先輩方からの感謝の言葉
   これは本当にうれしかったです。苦労が吹き飛びます！
3. 一眼レフカメラ
   前から欲しいと思ってたので、思い切ってどさくさに紛れて買いました。妻から白い目で見られてますが（汗）。

ハイブリッドイベントは、リアル単体やオンライン単体に比較すると、準備や当日の作業が格段に違うと感じます。しかし、ここ最近はリアル・オンラインのハイブリッドが普通になっています。これをサラリとできる対応力が、講習会などのイベントを開催をする団体の実力差になってくると肌で感じました。

以上、雑多ながらも振り返りでした。最初はエライもの引き受けてしもた、と思いましたが、やり終わると得られるものが多く、根拠のない自信がつきました。経験は力と思います。やってみるものだな、とあらためて感じた桜咲く春の１日でした。

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