稟議書からみる書くスキルの重要性

こんにちは！19期生の土佐林です。

　多くの企業は、3月末が決算で、忙しい人も多いのではないでしょうか。私は、昨年4月から営業管理部門という管理部門に現在所属しています。そこでは、営業部門の「稟議書」を毎日チェック、校正アドバイスをしています。営業担当者からすると、「稟議書」で会社の承認を得て、お客様から注文をもらうことは、自身の評価や昇進、ボーナスに影響が出てくるため、大事なものです。そのため、できるだけ早くチェック、フィードバックして、営業担当が、3月中に受注計上できるようにサポートしています。最近は、週に3日出社、2日は在宅勤務とハイブリッドの勤務体制です。在宅ではできないことが多いため、出社の日は、遅くまで仕事をするようになりました。

　「稟議」というのは、会社の文化によって意味づけが異なると思いますが、今回は「稟議書」について書きます。「稟議書」の種類には、契約稟議書、取引稟議書、購買稟議書、採用稟議書等があります。「稟議」という関係者の合意をとる制度が、日本の企業の意思決定を遅くする、とよく言われています。では、なぜ日本の企業では「稟議」制度が継続しているのでしょうか。

　1番大きいのは、以下の理由になります。「稟議書」を作成する前に、関係者に提案書を見せ合意を得ている、または、「お伺い」を立てていることが多いのです。つまり、「根回し」というもので、「稟議書」とは、事前にとった合意や調整についての再確認書の役割をしているのです。

　日本は古くから合議制による意思決定が重んじられてきています。全員が話し合い答えを出す。逆に単独で勝手に決めることは、組織の中で軋轢を生み、「出る杭は打たれてしまう」のです。

　合議制についての賛否はともかく、「稟議書」を作成し関係者の合意を得ることは、日本の企業においては、むしろスムーズに計画を進めるために必須な手続きといえます。取引について言うならば、稟議を起案するということは、新しいチャレンジをするという意味があります。営業担当者ならば、自己のPRにつながりますね。

　稟議については、日本独自のシステムで、面白い側面がたくさんあり、研究すると面白そうとつくづく感じています。

　稟議書をチェックする側になって、稼プロ！で学んだ「書くスキル」を活かしています。営業部門から起案された「稟議書」を読むと、1文が200字になっている文書、主語述語がねじれている文章、構成がおかしい文章など、稼プロ！で学んだことがチェック項目として、次々に頭の中に思い浮かぶのです。稼プロ！で得た学びを活用して、現在アドバイスしています。

　営業部門が起案した「稟議書」は、そのままでは、決裁者が理解できないものが多いです。稼プロ！で学んだ書くスキルは、読んでもらうためのスキルなんだと、今になって気が付きます。

　課長や部長、事業部長の文章をチェックする機会がありました。役職が上がれば上がるほど、文章は短く、コンパクトに、わかりやすく構成されて書かれています。誤字脱字、表現の不明瞭さはほとんどありません。正確な因果関係はわかりませんが、書くスキルは、役職が上がるにつれて、重要になってきていることに、今の部署に来て1年が経とうとしていますが、気づかされます。

　稟議書のチェックを通じて、稼プロ！の学びを企業で活かした事例の話をしました。

　最後までお読みいただきありがとうございました。

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■もうすぐ中小企業診断士（登録されている方を含む）になる皆さん■

稼プロ！では、2022年６月開講（予定）の22期生を募集しています。
下記の説明会や講義見学会を開催いたしますので、
　・稼プロ！に興味のある方
　・プロコン塾、マスターコースを検討している方
は、この機会をぜひご活用ください。

 

【稼プロ！説明会】
①３月25日（金）19:00～　②４月８日（金）19:00～　（①と②は同内容です）

【稼プロ！講義見学会】
稼プロ！の「話す」講義（４月16日（土）15:00～（予定））に見学会を開催予定です。

ウイスキー

こんにちは。事務局の木村です。

 

先日の地震は大丈夫だったでしょうか？都内でも停電が発生していたようですが、うちは水道がしばらく止まりました。災害への備えを万全にしておきたいと改めて感じました。

 

さて、お酒はもともと弱いのですが、最近はよくハイボールを飲むようになりました。きっかけは去年末に旅行で金沢へ行った際、バーで飲んだ一杯です。「ラフロイグ」というウイスキーを使用したそれは、今までに飲んだことのない味で大きなインパクトがありました。

 

「ラフロイグ」は、アイラ系と呼ばれるウイスキーのひとつです。イギリスにあるアイラ島で造られたもので、スモーキーさと磯の香りが大きな特徴です。非常に癖が強いので、好き嫌いが大きく分かれるものでしょう。

 

私には合っていたようで、旅行から戻ってもあの味が忘れられず、ついにはボトルを購入しました。そこから、家でハイボールを飲む機会が増え、最近はそれ以外のウイスキーもちょこちょこと購入し、味の違いを確認しています。今後は、ハイボールだけでなく、ストレート、ロックなどの飲み方も試してみようと思っています。

 

差別化された商品は、高くても売れるというのを実感するような機会でした。

 

ご興味ある方は、ぜひ一度試してみてください（苦手な方は多そうな気がしますが）。

 

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下記の説明会や講義見学会を開催いたしますので、
　・稼プロ！に興味のある方
　・プロコン塾、マスターコースを検討している方
は、この機会をぜひご活用ください。

 

【稼プロ！説明会】
①３月25日（金）19:00～　②４月８日（金）19:00～　（①と②は同内容です）

【稼プロ！講義見学会】
稼プロ！の「話す」講義（４月16日（土）15:00～（予定））に見学会を開催予定です。

稼プロ！でスタートダッシュを決めよう！

稼プロ！スタッフの武井です。

先日３月１４日に実務補習15日間コースも終了し、
診断士登録に必要な15ポイントに到達した方はいよいよ診断士登録となります。
登録後は、いよいよ中小企業診断士として活動がスタートです！

この時期は、協会や支部主催のイベントも多く、
診断士としてのスタートダッシュを決めるために
必要な情報を収集するにはもってこいの季節となります。

ちなみに当塾は
プロコンとして必要な基礎スキルと
その土台となるマインドと“ひととなり”に重点をおいた
カリキュラムを１年間で学んでいきます。
2001年に開講し、今年で22年目を迎えます。

３月から５月までは、説明会や講義見学を開催しています。
３月25日（金）説明会　19時から　Zoom形式
３月26日（土）講義見学　15時から　中央区内にて
４月８日（金）説明会　19時から　Zoom形式

説明会では、当塾のカリキュラムなどもご紹介しますが、
参加者からの診断士活動での素朴な疑問にもお答えする時間も用意しています。
どうぞお気軽にご参加くださいませ。
（お申込みはWebからとなります）

そのほかにも、今後の診断士活動の参考になるイベントがいくつかあります。
３月30日（水）中央支部主催
　　　　　　　診断士スタートダッシュセミナー＆支部説明会
　　　　　　　（こちらは支部活動や研究会、マスターコースの説明会）
４月２日（土）中小企業診断士スキルアップ研究会主催
　　　　　　　診断士なら！知らなきゃ損するマスターコース ～入門＆徹底比較～
　　　　　　　座談会に稼プロ！も参加
４月23日（土）中央支部大会・カンファレンス2022
　　　　　　　稼プロ！午後の合同説明会＆個別相談会に参加

次のスタートへの向けての準備を、ぜひ今のうちにしっかりおこなってみませんか？
年度末ということもありますので、体調管理には十分気をつけていきましょう。

最後までお読みいただきありがとうございます。

脆弱化するシステム～クラウド化の功罪

　13期の佐野です。

　「UCARO」というインターネットサービスご存じでしょうか。お子様やお孫さんが大学受験生という方は、ご存じかもしれません。これは受験する大学への出願や合否確認が全てインターネット上で行えるサービスです。出願のために分厚い願書を取り寄せたり、合格発表を見るために大学まで足を運ぶ必要がありません。受験のための90%程度の手続きは、このサービス上で完結してしまいます。また、全国の私立大学がこのサービスを利用しているので、１か所で複数の大学への手続きができるという利便性を有しています。

　実は私の息子が受験生で、このサービスを利用していました。受験が終わり、合格発表を迎えた2/12に事故は起きました。発表時間の午前10時にサイトにアクセスすると、画面が真っ白で何も表示されません。何度アクセスし直しても反応がありません。そのうち１行だけエラーメッセージが表示され、「時間を変えて再び接続する」よう促されます。そうこうするうちに時間が過ぎ、結果が確認できたのは夕方頃でした。
　受験生の中には、合否の結果次第で次の出願を行う必要がある人もいます。ところが、夕方まで結果がわからないと、その日の内に次の行動に移ることができません。おそらく出願機会を逃した人もいたかもしれません。もしかすると人生が変わってしまった受験生もいるのではないかと心配になりました。（幸い我が家には影響ありませんでしたが・・・）
　後日運営会社が公式サイト上にトラブルの事象と原因・今後の対策について公表しました。主たる要因は「サイトへのアクセス集中」とのことでした。正直この報告を見て目を疑いました。合格発表時間にアクセスが集中することは当たり前のことです。受験生の数など事前に予測ができる情報が数多くある中で、今回の事象を回避できませんでした。非常に便利なサービスだっただけに、とても残念でした。

　最近こういったクリティカルなシステムにトラブルが増えています。記憶に新しいところでは、3/14に国税庁のe-taxが接続障害を引き起こしました。確定申告締切前日にこのようなトラブルが起きれば、納税者にどのような影響が及ぶか想像に難くありません。あらゆる想定のもとでシステムは設計されているはずなのに、なぜこのようなトラブルが頻発するのか。多くの要因があると思いますが、私はクラウドサービスの特性とその運用の仕方にあると思っています。（注）

　クラウドサービスは、情報システムをインターネット上に構築・運用しインターネット経由でサービスを利用する形態のもので、企業の建物の中にシステムを構築する形態である「オンプレミス」とは対極的な位置付けにあります。サーバーやストレージといった機器やネットワークを自ら保有する必要が無く、ある程度の運用管理も任せられるクラウドサービスは、利用する側にとってコストが抑えられ社員負担も軽減できることから年々利用が進んでおり、ガートナージャパンの調査によると、日本におけるクラウドサービスの2021年の利用率平均は2020年調査から4ポイント増の22％にまで上昇しています。数年前までは、それほど重要度が高くないシステムで使われてきたのですが、最近はクリティカルなサービスにも採用されるようになりました。国や地方自治体は『クラウド・バイ・デフォルト』をスローガンに掲げ、システムの再構築は”原則”クラウドサービスを利用することにしています。
　クラウドサービスはコストメリットが高い一方、システムを保有しないことによるデメリットもあります。その最たるものは、システムを自ら直接コントロールできないことです。構成管理や運用作業は外部のクラウド事業者にお任せになるので、利用者は要求事項だけを伝えてあとは良しなに・・・といったパターンが実は多いのではないかと思います。その結果、事業の責任者であれば当然に予測できることがクラウド事業者には細かいところまで想定できず、結果としてシステム障害を起こして「想定外の事態がおきた」などと同じような言い訳を繰り返すことになるのではと思うのです。

　クラウドサービスには様々な機能や使い方があり、例えば稼働が少ないときには少量のハードウエアを利用し、多い時にはハードウェアを自動で増強する、といったオンプレミスでは到底できない所業ができてしまいます。それだけシステムが複雑化しているのですが、クラウドサービスを利用する側にも機能に対する知見やノウハウがあるか否かによって、得られる成果も変わってきます。「良しなに・・・」ではなく、事業と顧客への影響を考察し、適切な指示をクラウド事業者に与える必要があります。クラウド事業者は高度な技術力を持ちますが、事業については素人です。素人に判断を委ねてはいけません。クリティカルなシステムならばなおさらです。利用者側にも適切に状況を判断し指示できる知見やノウハウを持たなければ、今後もこうしたトラブルは減るどころかどんどん増えていくのではないかと思っています。

　クラウドサービスの利用は今後も増加していくと思います。しかも利用が大企業から中小企業にシフトしていくことも考えられます。しかし、クラウドサービスを利用する企業がシステム障害による顧客の信頼を損ない、経営的な危機に陥るリスクも孕んでいます。企業の側だけではなく、経営指導する立場の診断士側にも、相応のITリテラシーが求められる時代に来ているのかもしれません。

（注）「UCARO」や「e-tax」がクラウドサービスを利用しているかどうかは公表されていません。ただ、インターネット上にサービスを提供しているシステムの多くはクラウドサービスを利用していますので、注釈以降はクラウドサービスを利用するシステム全体に対する考察とさせていただきました。

スキルセットとジョブ型人事と・・・

事務局の大井秀人です。

昨年、所属部門がIT/DXの専門会社となり、私も出向しました。昨年末から、この新会社の社員として必要なスキルセットの定義を仰せつかっており、悶々とした日々を過ごしています。勤務先は昨年からジョブ型人事制度を取り入れています。なので最初、そんなのＪＤ（Job Description＝職務定義書）で定義されてるんじゃないの？と思いました。なぜならＪＤは、そのポジションの職務内容と必要スキルが書かれるものだからです。しかし甘い見通しでした、、、どうも内容が足りないのです。

検討メンバーで調べると理由が見えてきました。制度立上げの際、現状業務の主要職務のみを対象にＪＤが作られていたからです。少し傍流の業務やバックオフィス業務など、そもそも業務に抜けモレが出ています。なので、頭を抱えました。そもそもＪＤが足りなかったら、必要なスキルが洗い出せません。

他社事例などの情報を収集し、議論してまとめたところ、ＪＤの定義は下記のステップで体系的に作るのがよいことがわかってきました。

1. 部門に必要な業務プロセスの洗い出し
2. 業務プロセスと、それに必要な人材像の紐づけ
3. 人材像ごとに職務グレード（職級）定義
4. 職務グレードごとのＪＤを定義
5. ＪＤには、職務内容と必要スキルを定義

作業に落とすと相当に大変ですが、とてもロジカルです。整備されたら納得感が高いものになると思います。面倒だけども、このくらい丁寧に落とし込まないと、組織設計や評価制度に抜け・モレが出ます。また、このＪＤに書かれたスキルの強化が、個人のキャリア開発プランにつながっていくことも、わかりました。

まだまだ粗削りですが、この考え方をチャートを１枚にまとめました（ここが診断士の腕の見せ所！）。内輪ではかなり評判いいです。欧米型の組織設計や人事の考え方って、こんなんなんやな、と気が付きました。今から上申。どれだけご理解いただけるか、企業内診断士としても勝負どころです。

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　・稼プロ！に興味のある方
　・プロコン塾、マスターコースを検討している方
は、この機会をぜひご活用ください。

 

【稼プロ！説明会】
①３月25日（金）19:00～　②４月８日（金）19:00～　（①と②は同内容です）

【稼プロ！講義見学会】
稼プロ！の「話す」講義（４月16日（土）15:00～（予定））に見学会を開催予定です。