書類整理をがんばらない

こんにちは。稼プロ！17期の瀧澤です。
年末、大掃除の季節ですね。
掃除に関連して、日々私が悩んでいる問題に、書類の整理整頓があります。 

世の中デジタル化が進んでも、何だかんだで紙の書類がワッサワッサー。
といっても私はそこそこ綺麗にしている方だと思っています（自称）
それは、整理整頓が得意だからではなく、ある程度整理できてないと仕事に支障をきたすタイプだからです。
脳科学の本で、机が汚い人の方が、汚い中で情報処理できているので、むしろ優秀な場合もあると読んだことがあります。
現に、机が汚くてカオス状態でもバリバリ仕事ができる方はいました。
でも、私はその逆のタイプ涙。
多少整理しておかないと、脳が追いつきません。
部署異動や転職、副業開始などで扱う書類が変化＆増加する度に試行錯誤を繰り返し、ようやく方針らしきものが見えてきた今日この頃。
その方針は、私の場合、きっちり管理するためのルールを強化するのではなく、いかにがんばらないかにありました。

まず、適当さは大事だということ。
ひとまず同じ案件が１つのクリアホルダーに入ってればよい、ひとまず時系列になってればよい、とあまりルールを厳しくしすぎないようにしています。
仕事上、１つのお客様で、提案書だったり、スケジュールだったり、議事録だったり、何かのリストだったり、見積など数字的な資料だったり、様々な資料を扱いますが、同じお客様なら同じクリアホルダー、あとはだいたい時系列に重ねておけばよいということにしています。
助成金の申請を手伝った際、募集要項、申請書のフォーマットなど様式的なものとは別に、企業個別の参考資料も扱いましたが、そこも無理して分けませんでした。
付箋１つとっても、色やサイズのルールは設けていません。
書くことが多ければ大きめを使いますが、基本は手に取ったものを適当に使っています。

次に、些細な面倒さやタイムロスを削減すること。
たとえば、以前は仕訳したクリアホルダーの内側に付箋を裏返しに貼り、「○○社様」「△△セミナー資料」など中身を書くようにしていました。
確かにわかりやすくはなりますが、この作業が頻発して地味に面倒。
前職の人材サービス会社時代は、求人票を企業別でクリアホルダーに入れて管理していたのですが、増減が絶えない求人票で、いちいち付箋を貼るのはかなり非効率。
そもそも求人票は基本的に上部に社名が書いてあるのであえて付箋を貼る必要はありません（ということにしばらく気づかなかったのは頭悪かったと思います。。）
中身を判別できる資料が１番上にあれば、付箋の代替になります。
モノによっては今でも付箋を貼りますが、「全部やらなきゃ！」という意識は捨てました。
あと、パンチで穴をあけて資料をファイリングすることも基本的にやりません。
以前、受験校の仕事で使った答練を律儀にファイリングしていましたが、問題用紙と解答用紙に穴が開くのが気にくわなかったのと、帰宅後に「ガチャッ」とやるその作業がどうにも億劫でやめました。
早く寝たかったし。

不思議なもので、私の場合はがんばらないようにすることで、書類の散乱がなぜか落ち着いてきたような気がします。

整理整頓は仕事の本筋ではないけど、関係性は非常に密接です。
繰り返しになりますが、人によっては汚くてもいいんですよね。
混沌とした状態でも何とかなっている人は、それでよいのです。
自分の特性にしたがって、無理をしないことが大切。
でも年末くらいはどんなタイプの人も掃除をしたい、そんな気もしています。