遅ればせながら、ペーパレスに一歩近づきました

こんにちは。稼プロ！20期生の加納久稔です。

１都３県の緊急事態宣言が再延長されましたが、みなさんはどのようにお過ごしでしょうか。

思い返せば昨年3月上旬、勤務先では新型コロナウィルス感染拡大防止のため、可能な部署に限って在宅勤務が認められました。しかし、同月25日の外出自粛などを要請した都知事会見を受けて、在宅勤務が原則に変わりました。以降、私が所属する部署（以下「当部」とします）では管理職が２・３日ごとに交代で出社、一般部員は必要なとき以外は在宅勤務という状態が続いています。

この間、大きく変わったことの一つは、紙の印刷が激減したことです。当部では自社やグループ企業の就労・人事・給与管理業務を代行しています。昨年の３月までは、顧客から受領したデータ、入力したデータの一覧表、数々の業務についてリストなど、ありとあらゆる場面で紙を印刷して作業やチェックに利用し、最後は共用書庫に保管していました。問い合わせがあったら担当外の者でもいつでも自由に見て、対応することもできたわけです。

在宅勤務が始まった当初、私は自宅のプリンターでチェックリストなどを印刷していました。ノートパソコンの画面上だけでは時間がかかるうえ、間違いが多くなるのではないかと不安だったからです。しかし、その紙を他の在宅勤務者が見ることは、スキャンしてデータ化しない限りできません。そんな手間を増やすくらいなら、画面に表示されたデータから直接入力したり、画面上でチェックしてその結果をデータに残したりするほうが、はるかに効率的です。最初は印刷していたときより時間がかかりましたが、今は１年前までとほとんど変わらないようになりました。

印刷物がなくなったのでコピー用紙代が削減できたのはもちろんのこと、保管したり不必要となったものを廃棄したりする時間も節約できました。

「ペーパーレスの時代に、そんなことは当たり前じゃないか」と思われる方が多いかもしれません。しかし、当部にとっては違いました。不謹慎な書き方かもしれませんが、新型コロナウィルスによって、仕事の進め方が大きく変わったのです。紙を印刷しないで仕事を進めるなんて発想は、ゼロではないにしてもほとんどありませんでしたから。

ほかにも当部にとっては当たり前が、そうではないことがたくさんあるかもしれません。中小企業診断士の１次試験で勉強した「ＥＣＲＳの原則」を、改めて意識したいと思います。