会議体・予算会議

当社の５日前後の会議を予算会議と位置づけています。
１つは件数予測ですね、ケアマネジャー各人が担当しているお客様の状態を確認することが目的、その数として件数予測という形で表現します。

担当お客様の状況の今月の予測、たとえば入所が決まっている、検査入院の予定がある、転居する、そして身体状況が悪化しそうだ、など把握することが重要です。
お客様の状態、状況をケアマネジャーがいかに把握しているかどうかの確認ですですから、そこで状況がわからないということはお客様とコミュニケーションがとれていない、しいては適切なケアの提供が把握できていないことに通じます。
事業所としてはお客様の状況に基づいて担当のケアマネジャーが適切な策を講じているかの確認を行い、場合によっては入院手続きに関する指示や入所に際しての受け入れ先との打ち合わせ、転居先自治体との橋渡しなど、具体的な対応の確認と指示が行なえます。


今月のお客様の状態の予想に基づいて今月の件数が見え、もし減少することが予想されれば今月は受け入れ件数に余裕があると情報発信ができます。
受け入れ情報の発信は当社にとっても重要ですが、保険者にとっても有用な情報であり、お客様にとっても必要な情報ですから、情報発信を行なうことは皆にとって必要なことといえます。

当然、件数予想は当社の売上予想の基礎となりますし、今月の対策を打つ手立てともなります。

この作業はケアマネジャーの工数を増加させるようでは効率化ではありません。お客様の一覧表があり、そこに今月のお客様の状況予想をマーカーしていく、総数を計算する、というだけの工数にする必要があり、その表計算を実施するものを用意することですね。


予算会議というと単に売上数値の管理、目標に対する達成度という会議を思い浮かべると思いますが、居宅介護支援事業では、特に当社では予算会議という名称ですがその内実はケアの中身の確認であり、対応の確認と指示を行なうことを意味しています。

よって、この会議のもつ意味合いはケアマネジャーにとっては事業所からの指示が得れる機会であり事業所にとってはケアマネジャーの担当しているお客様の状況確認の場であり、双方によって重要な位置づけになっています。

予算会議ですから、もう１つの議題は費用の予測です、ケアマネジャーにとってこの費用項目に上がってくるのは交通費ぐらい、訪問回数がここでわかります、研修に参加する予定なのかも確認できます。交通費以外でたとえば通信費が前月より増加している場合にはその原因追求が必要でしょう、トラブルが発生してのかもしれません、事業者との連絡に戸惑ったのかも知れません。その原因追求から問題の把握、そして問題の解決へと筋道が立てられます。この項目を放置すると単に費用が増加するという数字上のことではなく、問題の発生回避と介護にとっては致命的な事項を見逃すことにつながります（この議題は決算会議が中心）。

単に売上を上げろ、費用を抑えろという話ではなく、その数字が現している意味を読み取り、原因と対策を講じる会議が５日前後に行なう予算会議です。

この会議には多く時間を割く余裕はありません、請求業務の期間ですから、この会議ではケアマネジャー１人当り１５分程度で議論する、ということはケアマネジャーは事前にお客様の状況をまとめておくことが求められます、事業所は数値予測をまとめておく必要があります。
さらにはそれらの資料を事前配布すること、事前配布で会議参加者の考えが事前にまとまります、問題点が事前にわかります、解決方法が事前にわかります。
会議ではその意見を出し合う作業だけです。
事前の準備がなくて会議を行なうと何時間たっても終わりません。
１人１５分、それ以上かかる場合は途中でも終わりにする、会議体の持ち方を徹底すること、会議ばかりで事業活動ができないのでは何のための会議でしょう、参加者全員が認識することです。