居宅介護支援事業所だけでない業務改善効果

ケアマネジャーさんの毎月行うことにはいくつかありますが、その１つに介護サービス事業所への提供票の交付がありますね。

皆さんの事業所での提供票の交付はどのような作業になっているでしょうか、多くの事業所では利用者ごとに提供票を印刷して、それを事業所別に分類、まとめてFAXで送信か郵送または持参するかされていると思います。
この印刷から分類、仕分け、交付という作業をデータ化してケアプランデータ連携システムに送信するというのが、４月から始まるケアプランデータ連携システムになります。

ケアプランデータ連携システム、長いので以下連携システムとだけ言いますが、システムを利用するにはまず、介護ソフトを利用していることが前提になります。
使っている介護ソフトにも条件があります。
介護ソフトが「居宅介護支援事業所と訪問介護等の介護事業所間の情報連携に関する標準仕様」これも長いので標準仕様と略しますが、介護ソフトが標準仕様を取り入れていることが介護ソフトの前提になります。
次に連携システムにデータを送信するためには介護ソフトが標準仕様を備えていても介護ソフトからデータをCSVという形式で取り出せることが必要になります。
つまり、介護ソフトが標準仕様になっていてCSV取出しができることが必要です。これが出来るかどうかは介護ソフトの事業者に聞いてください。

介護ソフトの条件が確認できて、連携システムがいいなぁ、利用したいと思ったら、次には連携システムの利用を申請します。
利用申請は国民健康保険中央会のホームページにあります
（現在はクリックしてもひらきません、４月１日から申請開始です）。
https://www.kokuho.or.jp/
国民健康保険中央会のホームページのアドレスです。
この画面、中央に「介護伝送ソフト・ケアプランデータ連携システムのご案内」というボタンがあります。
それをクリックして開いた画面の下の方にケアプランデータ連携システムという表示があります。
ここをクリックして開いた画面に連携システムの情報が掲示されています。
この画面を時々確認してください。
３月末には問合せの窓口、サポートの案内が表示されると思います。
連携システムに繋がる表示も４月１日以降掲示されると思います。

利用申請の手続きは４月１日からになりますが、いまお伝えできる手順は連携システムのホームページ（４月１日から）を開いて利用申請をクリック、表示される利用規約を確認し承認、次にID・パスワードを求める画面になりますので、ID・パスワードを用意しておきます。
ここでのＩＤ・パスワードは多分ですが皆さんが事業所申請した後に国保連に請求の手続きをしたときに国保連から送られてきたＩＤとパスワードがあると思います。
そのＩＤ・パスワードになるかと思います。
もしＩＤ・パスワードを無くした、忘れた、分からないという時はそれぞれの事業所の都道府県国保連に聞いてください。

利用申請の画面でＩＤ・パスワードの入力をすると連携クライアントをダウンロードすることになります。
このあたりからは厚労省と国保中央会の資料と説明にもとづいてお伝えをしています。ということでここからは概略の説明になります。
連携クライアントを表示された指示に従い介護ソフトをインストールしているパソコンにダウンロード、インストールします。
インストールすると画面に連携システムのアイコンが表示されます。
提供票のデータアップはこのアイコンをキリックして連携システムを開いて行います。

次に大事なのは電子証明書です。
介護ソフトによってはすでに電子証明書を使っています。
介護請求を行う介護ソフトでは電子証明書をもっていると思いますので、連携システムに使う電子証明書をいま使っている介護ソフトの会社に問い合わせをしてください。
介護請求を介護ソフトとは別の方法、たとえば請求を委託している場合は電子証明書を取得する必要があります。
電子証明書もこの連携システムで申請が出来ます。
ここまでが連携システムを利用するための準備になります。

連携システムに利用申請して連携クライアントの取得まで１週間程度かかると思ってください。
ＩＤとパスワードが事前に用意されていれば即日ダウンロード可能と国保中央会は説明していますが、手間取ることを予想して余裕をもって準備をしたいですね。
以上のスケジュールは
４月１日から利用申請受付
４月１４日から連携クライアントのダウンロード開始
４月２０日から稼働ですから２０日から提供票などの
データを連携クライアントに入力できるようになります。
以上、手順とスケジュールです。

次は提供票などのデータ入力作業ですが、これからは簡単に手順だけを示します。
１）パソコンの画面にＣＳＶを保存するフォルダを作る
２）フォルダの名称を（2023.4提供票）と分かりやすい名称にしておく
３）介護ソフトから該当月（交付する提供票などの月）の提供票をＣＳＶで取り出し、フォルダに保存する（介護ソフトによっては介護ソフト内部に保存かも）
４）ダウンロード・インストールした連携クライアント（画面上にあるアイコン）をクリックして開く
５）開いた連携クライアントの画面にしたがって必要な操作をしていく
という操作になります。

実績の取り込みも提供票の送信と同様にしていきます。
１）取り込み保存するフォルダをパソコン画面上に作ります、同じように分かりやすいように名前を付けます。
２）連携クライアントを開いて連携クライアントの画面に従って実績のデータをダウンロードし該当のフォルダに保存します（介護ソフトによっては直接取込ができるかと思います）
３）取り込んだデータを介護ソフトに取り込んで終わりです。
予定と実施は連携システムで突合、修正はしません。予定と実績の照合、修正は介護ソフトで行います（介護ソフトによっては自動修正かもしれません）

事業所での実際の運用ではもう少し細かいルールを決めることが必要かもしれません。
それはパソコンの台数、ケアマネジャーの人数、操作の職員の有無などによって事業所ごとにやり方が違います。
あわせて介護サービスの事業所ともいつ提供票を送信するか、実績を取り込むか取り決めておくと混乱なく使用できるでしょう。

最後に連携システムを利用するか、連携システムを利用してのデータ共有は絶大な効率化が期待されますが、その効果をえるための条件があります。
それは居宅介護支援事業所だけでは連携システムは効果を発揮しません。
地域全体で連携システムを利用してはじめて絶大な効果を発揮します。
ということですので、地域全体で連携システムの利用が前提になります。
料金は年額２万千円で利用の初めの月に請求し審査されて支払われる介護報酬から差引されます。一年間の考え方は利用開始からの実質の一年間です。途中解約しても月割りでの返金はありません。
２万千円ですから月にしたら２千円に満たない金額ですが、連携システムを利用したことで作業の効率が実現しなければ、２万千円でも大きな金額になります。
このことを考えて連携しステムを利用するか判断をすることを勧めます。