仕事の管理

こんにちは、本間です。

皆さまはLifeHack（ライフハック）という言葉をご存知でしょうか？

主にIT業界を中心とした「仕事術」のことで、いかに作業を簡便かつ効率よく行うかを主眼としたテクニック群を言います。

いくつかテクニックがあるのですが、そのなかでも代表的なGTDという管理手法について紹介したいと思います。

GTDはGetting Things Doneの略で、デビッド・アレンという方が2002年に提唱した概念です。日本でも翻訳本がいくつか出版されており最近「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読みました。

管理手法の要点は、

○頭の中の「気になること」をすべて頭の外に追い出す
○すべてに「気になること」について求めるべき結果と次にとるべき行動を決める
○決めた行動を信頼できるシステムで管理して定期的に見直す

具体的な手法としては、５つのステップに分かれていて

１．収集
→仕事、プライベート、将来やろうと思っていることなどすべての「気になること」を紙などに書き出す。1つの紙には1つのタスクを書く。
２．処理
→収集した「気になること」を全てについて、どのような結果をもとめているか？次に取るべき具体的な行動は何か？を決める。その時点で「2分以内にできること」はその場で実行する。
３．整理
→前のステップで行動を起こす必要がないものは「ごみ箱」、「いつかやる/多分やるリスト」、「資料」に分類する。行動を起こす必要があるものは「プロジェクトリスト」、「プロジェクトの参考情報」、「カレンダー」、「次にとるべき行動リスト」、「連絡待ちのリスト」に振り分ける。
４．レビュー
→整理した内容をレビューする。
５．実行
→リストアップした行動を起こす必要があるものを実行する。

このようなワークフローに従って、システム的に管理します。

本の中ではファイルシステム、バインダー、手帳、カレンダー、付箋等のアナログの道具を用いた管理を紹介していますが、システム手帳で管理することも併せて薦めています。今でいえば、スマートフォンやタブレット端末になります。大事なのは常に確認できるよう状態にすることなので、アナログでもデジタルでも大差はありません。

私も早速、スマートフォン（iOS）のタスク管理ができるアプリケーションをダウンロードし（iOSのリマインダーは機能的に足りない）、GTDの実践チャレンジ中です。

最近は仕事、診断士活動、スキルアップのための勉強、プライベート等とそこそこ忙しい日々を送らせていただいているので、こういう管理手法を取り入れた方が良いかなと思っています。

ToDoリストを作成してタスク管理している方もおられると思いますが、GTDのようなシステム的に管理する方法もあります。特に忙しくて仕事の終わりが見えない状態になっている方は、タスクを全て洗い出して、システム的に管理する方法も有効なのかもしれません。