皆さん、こんにちは。19期生の宇野毅です。
2年ほど前に「ファシリテーションの技術」と題したセミナーを受けたことがありました。とても興味深い内容でしたので、今回、皆さんと共有したいと思います。
まず、仕事の全時間の中に占める会議の時間はどれくらいだと思いますか？
講師の堀公俊先生によると、業務時間全体の約20%、会議の資料作成も含めると約40%にも上るそうです。
もう一つ、質問です。会社ではなぜ会議をするのでしょうか？（会議がなぜ必要なのでしょうか？）
その理由は、「人は参加しないものに納得しないから」だそうです。
そこで限られた時間の中で、最大限有効でかつ効率的な会議を運営する必要が出てきます。
なお、会議は「コンテンツ×プロセス」に分解されます。コンテンツとは、内容、知識、思いなどで、プロセスは進め方、論点、関わり方などです。
一般的に、会議の参加者はコンテンツしか興味がありません。では、プロセスはというと、重要なのがファシリテーターの役割ですね。ファシリテーションというのは、プロセスにおいてリーダーシップをとることです。コンテンツについては、ファシリテーターはタッチしないことが原則です。
うまく会議をファシリテートするためには、議論する前に以下の３つのことを準備する必要があります。
- 会議のゴールを設定すること、ゴールを具体的にイメージすることです。
- 会議の手順、議論の優先順位を決めることです。重要な論点に時間を割く必要があります。よく、簡単なものからさっさとやろうという人がいますが、それは間違いです。簡単なものは議論が盛り上がるので時間がかかるからだそうです。
- そして、会議のローカルルールを決めることです。例えば、発言しない人は同意とみなすなどです。また、資料作りのルール（事前配布/1-3枚以内）、態度のルール（腕組みしない、壁にもたれかからないなど）なども重要です。
会議の際に、ファシリテーターが意識すべきポイントは、あいまいな内容や発言をきちんと作り直すこと、要するに・・、例えば・・、などであいまいさを排除することです。また、議論や主張の中で何が正しいかではなくて、今は何を話すべきかという論点を追いかけることが求められます。出てきた意見を整理して分類したり、優先順位をつけたりする必要があります。会議で一度にきちんと議論できるのは、一つの論点だけだからです。
なお、「意思決定する人」がファシリテーターをやるべきではないというのも重要なことです。ファシリテーターはコンテンツの中身にタッチしないのですから当然ですよね。
あとは、個人的な信念にはさわらないこと。そのような議論になった場合にはうまく折り合いをつけて収束させることが重要です。
今回は「ファシリテーションの技術」というセミナーで書き留めたメモの内容を駆け足で紹介しました。もっと詳しく体系的に知りたい方は、日本ファシリテーション協会のホームページを覗いてみてください。（https://faj.or.jp）
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