いよいよ年末が近付き、ようやく机回りの整理に着手しました。
資料の整理で悩むのは、どのジャンルで整理するかということで、それによってファイルの作り方が変わります。
資料には会議の種類や資料の中身など、いくつかの側面があるので、土のファイルに入れて整理するかに迷って困る。
そして迷うために、（まあ、決めないでちょっと置いておくか）となり、机の上が書類の山になるというわけです。
資料の多くは後から読んだりすることがほとんどないのですが、捨ててしまうのも心配でそれで残ってしまいます。
ところが最近は資料配布の仕方も変わってきました。
気の利いた会議では、アジェンダという"今回はどんな内容の議論をするか"を示したペーパーがまずあって、それに沿った資料も全部事前にメールで配布されてきます。
その会議のフォルダーを作っておけば、そのファイルに資料はすべて収まります。
また会議の中で資料に書き込んだメモは、スキャンしてPDF化してそれを同じフォルダーに入れておけばそのメモがなくなる心配もありません。
そんなわけで、新しい形の会議では資料はすべて電子化されて紙のファイルに閉じることはなくなってきました。
今回改めて机の整理をして、その多くが実は電子化されてフォルダーの中にあるということがわかりました。
なので、紙ファイルで保存していた資料は一気に廃棄することにしてかなりファイルを減らすことに成功しました。
逆に言えば、紙のファイルで資料が残っているようなものは会議そのものが昭和の色合いを残した古い体質のやり方だということでしょう。
いまだにファックスでやりとりをしている団体もあります。
いつだったか、ある会合で一度参加表明をしたのですが、別な予定が入ったためにキャンセルのファックスを送ったことがあります。
ところがそのファックスを先方が確認ミスで、「キャンセルの連絡をいただいていないので会費は納めてください」という連絡が来ました。
こちらは送ったファックスの写しとファックスの機械の送信記録をなんとか引っ張り出して、「キャンセル連絡しましたよね」と打ち返し、先方から「すみません、こちらの確認ミスでした」ということで一件落着でした。
しかし（ファックスに加えてメールでも確認を送っておいた方がよかったかな）と反省した次第。
事務局が高齢の方なので致し方ないか、とも思いますが、新しい技術についてきてほしいな、とも思います。
年末の整理を機会にして紙とはおさらばしたいものです。
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