仕事の基本は「的確な伝達にあり」を思い知る

 

　新しい職場での仕事も少しずつペースを作りつつあります。

　スタッフや部下がたくさんいるわけではなく、それぞれが持ち分をこなして日々の、月々の仕事をこなしているのが実際の姿。公務員時代と違って、多くの部下の人たちが資料整理や作業をしてくれるわけではありません。

　今は舗装事業協会の事務局ということで、会員企業に対して情報提供をしたり逆に会員各社に対する情報提供のお願いもしなくてはなりません。

　それに今は、単純な作業だけではなく、「今後どうあるべきか」という方向性まで考えて、関係者に調整のうえ作業に移るという意味では、係長に課長補佐と課長が加わったような感じ。

　とにかくなんでも自分で発案して調整して指示・連絡をし、最終のペーパーまで作成するという日々の連続。緊張してアドレナリンが出てきますが、しかし人に任せずにすべて自分の思い通りにやれるというメリットも。まあ自分の手を動かす量が格段に増えました。（笑）

　
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　さて今日も札幌市内にある会員企業を相手に、一斉メールで情報提供をお願いするという案件がありました。お願いするや否や、すぐにメールで答えを返してくれるところもありましたが、「先ほどのご依頼ですが、そちらへ返信の様式や決まった書式はありますか」という問い合わせの電話が数件ありました。

　情報提供の内容は、ある会合に「出席される方の名前を教えてください」というもので、こちらとしては参加者の名前を簡単にベタ打ちのメールで返してくれさえすればよい、というイメージでした。

　ところが問い合わせの内容の多くは「名前を送りたいのですが、書き込む用紙が送られてきていません」というもの。

　なんのことはない、送付した一斉メールに「お名前をベタ打ちで結構ですのでメールで送ってください」と一言添えさえすれば良かったのに、それを伝えなかったために何本もの電話を受ける羽目になったというわけ。

　そういえば係長の時にも、「作業をお願いするときは、答えのイメージができるだけわかりやすくして伝えることで相手の作業も軽減されるし、こちらの作業も軽減される」という経験があったことを思い出しました。お願いの仕方の腕がなまったかな。

　「何とか理解してやってくれるだろう」という安易な思い込みは相手に理解されないものです。

　あらかじめ時間をかけて答えやすい回答様式をしっかり作りそれを埋めるだけにしてもらうなど、欲しい内容を的確に伝達するということを大切に考えることが結局作業の効率化と時間短縮につながります。

　仕事の基本的なポイントを改めて思い知ってなんだか懐かしく感じています。気持ちが若くなるなあ（笑）