書類の管理と紛失、その対応

訪問介護の会社がお客様の契約書を事業所から本社へ運ぶ途中で紛失したらしい。
その会社はお客様に契約書に不備があったので新しい契約書をもって言って再度書いてもらうようお願いをしたようです。
そのお客様の家族に総務経験の人がいて契約書に不備があったならその契約書を戻してほしい、どこに不備があったのか、不審に思われた。
高齢者だけならその説明で言い訳となったかもしれません（そうとばかりは言えません）が、家族のなかには会社勤務の経験もあり、世間一般に常識で判断されます。
広域で事業を行う場合、書類の移動をどう管理するか注意が求められます。
ではこのような事故に係った居宅介護支援事業所はどうするべきか、事故報告をすることになります。それは居宅介護支援事業所内はもちろん都道府県や保険者に対してです。
場合によっては事故報告だけでことはすまないかもしれません。お客様からそのような管理をする会社のサービスをサービス計画書に盛り込んだ居宅介護支援事業所の責任を言われるかもしれません。そのために居宅介護支援事業所としてはサービス事業所に対して情報の扱いに注意をするよう伝達しておく必要があるでしょう。具体的には基本情報やら計画書や予定票などに情報取り扱いの一文を入れておくべきかもしれません。
これでどこまで担保されるかわかりませんが、それが最低限の自己防衛だと思う。