会議は能力開発の場、業務改善の場

当社において会議を月４回ほど行なっていることは記述した通りです。

会議のも目的は、数字の積み上げであったり売上の追求ではないことも書いた通りで、当社で行なう会議での議論は数字ですが、数字が意味していることを議論することです。

売上の数字の意味はお客様そのものです。お客様の状況の変化が売上の数字となって現されます。
お客様が入院したわけは何か、お客様がなくなったのはなぜか、転居したわけは何か、事業者の変更が行なわれたのはなぜか、介護度が変わり介護予防となったわけは、これらは減少要因の分析です。
増加要因の分析も行ないます。高齢者数の増加が要因なのか、施設退所のわけは、病院らの退院が増えたのはなぜか、診療所からの紹介があるのはどうしてか。
これ以外に保険者との関係はどうなのか、地域包括との関係はどうか、など、１つ１つの要因を考察することが会議の内容で、この議論は数字に関しての議論ではなく業務そのものを議論していることになります。
「ケアマネジャーに件数を増やせ」などといってはいけません、意味がありません。
件数を増やす要因を一緒になって考えることからケアマネジャーの業務がみえます。ケアマネジャーとして行なわれていないこと、やれること、無駄なこと、事業者が行なうことが理解され、ケアマネジャーと共に解決することが件数の増加という現象に現れるだけです。

会議では議論を行ないます。
議論は相手の主張をまず理解することから始まり、その論理と自分の意見との相違点を探す作業が次にあり、最後に自分の意見を相手が納得する言い方で主張することになります。
この議論ができることは自分の意見を持つこと、そして自分の意見をまとめて主張することです。この作業は感情を話すことではなく論理的思考を要求することです。ケアマネジャーにとって論理的思考の訓練をこの会議という場で行なっていることです。お客様と接したときに論理的思考ができるのとそうでないとでは提案力に差が生じます。

会議を行ない議事録を作成します。議事録の作成は文書作成に他なりません。
当社では会議終了後直ちに作成します。会議の内容を事細かく記述することではなく項目と結果だけの記載です。ですからだれでも簡単に記載できる。議事録の書式も決まっていますから時間は掛かりません、その場で作成し参加者の承認を貰います。
この議事録作成はそのまま報告書、理由書作成能力です。アセツメント後直ちに内容をまとめ参加者の承認を得てコンビニなどでコピーとって参加者に配布します。ケアカンファレンスも同様に行ないます。ですから文書作成に時間が掛かりません。その場で参加者に配布しますから参加者も能率的です。

会議開催を効率よく時間通りに終了するには事前の準備が肝心です。事前の資料配布は当然のこと、資料に関して説明がいるのなら事前に個別に説明を行ないます。参加者は会議に臨んで自分の意見をまとめるのではなく事前に意見をまとめておきます。以上の事柄が済んで会議は有効に開催することができます。
事前の準備をすることはケアマネジメントと同じです。アセツメントの実施に先立ちお客さまの状況をあらまし意見書など把握しどのレベルの関係者が参加したらよいかを決定、その参加者にはある程度の情報提供と説明の実施を行なうことと一緒です。
ケアカンファレンスで参加者が納得する課題の抽出しそれ程度の方向性、期間それにその方法をまとめて事前に配布しておくことではじめからの議論を省くことになり最終確認という作業で収まります。参加する関係者も会議に要する時間がつかめますから事後の予定が立てられることに、さらにカンファレンスの結果はその場で議事録を得られますから各事業所の介護計画も立て易くなります。
会議の事前準備は会議の方向を決め結果を出しやすくします。

当社の会議ではケアマネジャーの能力開発の場であり、業務改善の場であります。

会議体、決算会議

当社では会議を定期的に開催するが２０日前後に行なうのが決算会議の性格を持つ。
当月の費用の確定と件数の確定が主な議題、当社では費用に関しては１０日締めの２５日払い、給与に関しては１５日締めの２５日払い、ですから２０日までに各人の掛かった費用の精算をしておかないと経理処理が間に合わなくなります。
給与計算も１５日で締め、諸手当の計算、当月給与額の確定を終了します。

その結果をもって２０日の会議に望むことになります。ここでは費用の報告と人件費総額の報告ですが、月初におこなった予算会議の結果をうけてその予算会議で議論した諸対策が有効に働いたかの検証の場という性格が強いでしょう。

入院手続きの結果報告とか、転居の問題とかの報告と方向性が議論の対象です。

ここでも議論の対象は数字というよりその数字のバックボーンとなっている業務を議論することに主眼があります。
数字をいくら議論しても数字の改善にはつながらない、数字が表現していること、そこを議論しないと数字の改善につながらないし、時として数字のごまかし、しいいては経営判断に狂いが生じる結果につながる。

以上が当社の事業所における会議体のスケジュール及び内容ですが、これ以外に２５日前後の所長会議、これは事業所運営全般にわたる議論です、方向性、人事、関係機関との問題など事業所に関わる全般が議論対象です。
さらに経営会議会議が５日前後にあります。ここは全社的議論です。全社的方向性、数字の吟味などが議論されます。

当社の会議のスケジュールと内容に触れましたが、各種会議体の狙い、意義なども書きたいと思っています。