今日も小言：『こんないい加減な対応じゃ駄目でしょ？』

最近は所長に対して小言ばかり言っている。
今日もちょっとしたことで苦言を呈すことになってしまった。

今の会社が7月中旬に社名変更の登記をした。
そんなことは普通にあるので何も問題は無いのだけれど、問題はその対応。

今日は社名変更後の最初の支払日。
ある業者が社名が違うんだけど････と言ってきた。
その話を聞いて僕が
『社名変更の案内とか、まだ出していないの？』と訊くと、窓口担当のオバサンが
『本社でやってくれるはずなんだけど、まだみたいです』とまるで他人事。
『うちの関係は何社あるの？』と訊くと6社くらいだと言う。
それで、急いで電話して、その後にメールでもなんでもいいから案内を出して
先方に混乱が無いようにしなさいと指示をした。

すると、まずはメールを対象業者に発信した様子。
そうしたらすぐさま、その業者から電話がかかって来た。
大きな問題は起きなかったけれど、やっぱり先方は戸惑ったでしょう。

その後に取引業者がやってきて、
『社名変更と言う事は、会社が変わるのだからこの際、契約条件を見直してほしい』
と言って来た。これも当たり前の話です。

そもそも、手順がおかしい。
会社なんだから、ましてや社名変更なんて、今日明日の事じゃない。
事前に日程を決めて、メールアドレスの変更を入れた名刺なども作っておく。
そうした下準備をしてから、作業の手順や日程、担当者をきちんと決めておくなど、
社名変更後に、即座に先方に連絡する手筈を整えておくのが普通でしょう。
そういう細かい作業や仕事を指示して、動く事は全て『総務』の仕事。
それが機能していないから駄目な会社なのです。

本社は大きな取引先や、メインバンクに対しては既に手を打ったそうだ。
つまり、そう言った大きな契約の相手と、下請けなどの業者を区別して対応しているみたい。
僕には区別ではなく、差別に見えますけどね。
大きなところに出すような丁寧な案内を、小さな業者に出して損があるのか？
それに分けてやる事によって、時間と手間が倍かかることになる。
分ける必要すらない、事務的な仕事だと思うのは間違いなのだろうか？

いつも言う事だけれど、自分の事に置き換えてみたら解るはずです。

携帯電話を買い替えて、電話番号やメールアドレスが変わったとしよう。
大事な人には、事前にその旨を伝えておいて、連絡しておく。
今時の電話は、番号が変わらないのかも知れないけれど、
メールに関しては『メアド変更しました。登録お願いします』
って普通にやりますよね？
そうしないと、未登録のメアドから来たメールを開かずに捨ててしまうかも知れません。
実際、僕がそうですからね。

で、今日は所長に『こんないい加減な対応じゃ駄目でしょ？』
って、他の人に聞こえるようにわざと皆が居る前で、苦言を呈したと言う訳です。

たった6社ほどの対応も他人事のように言い、気配りも無ければ
言われたことも満足に出来ない、窓口担当者のオバサン。。
わざと聞こえるように苦言を呈していたと言うのに、当の本人は聞こえない振りをして黙り込んでいる。

そういえば、バンドの相方Charlieは、いつも言っていました。
こういった雑務をこなして、会社の運営がスムーズに進むようにするのが総務だと
もう一つ、相方が良く言っていた言葉を思い出しました。
『総務はサービス業。総務が無能な会社は駄目な会社』
その言葉を身に染みて感じたのでした。