■ モノと情報の整理と保存は事務職の仕事の基本。いや何も事務職に限らない、技術職であっても同じ、たぶん研究職でも、いや全ての職種の仕事に当て嵌まるだろう。そして家庭にも。
モノや情報の整理の基本は分類。分類のポイントは、どのように分類しておけば都合がよいか、分かりやすいかということから設定する分類項目。
モノや情報の保存の基本は分類項目に対応する保存場所をきちんと決めること。
例えば、家庭での食器の整理と保存然り。毎日使う食器、季節の食器、それから正月用の食器のように年に一度しか使わないような食器、というように使用頻度による分類が一般的だろうか。あるいは器の大きさや形による分類でももちろん構わないが、私は用途による分類を優先したほうが都合がよいと思っている。使用頻度による分類に、和食用、中華用、洋食用というように別の分類項目も加えると、それに対応する収納場所も増えるが、都合がよく、分かりやすくもなる。
仕事場では様々なモノ（例えば文具や書類など）をどのように分類してどこにどのように保管するかがポイント。共用のものであれば尚更分類と保管をきちんとすべきだ。ここで大切なことは皆が了解できるような分類にすることだ。
情報も然り。例えばメールをどのように分類して、どのように保存するか。メールの場合は分類の観点と、それに対応するフォルダーをつくるという具体的な問題に帰着する。分類についてはモノと同じことが言える。
名刺もやはりどのように分類してどこにどのように保存するかがポイントだが、不要な名刺は処分してしまうことも必要だ。何年も保存しておくことに意味はない。人事移動があったり、社名が変わることもある。本人が転職してしまうケースも少なくない。名刺はライブな状態でないと意味がない。たとえ会社が変わっても仕事づきあいをしたい人ならば、プライベートなメールアドレスやケータイ番号を入手しておくべきだ。
机の上が片付かないのは、文具や書類などの分類項目の設定がきちんと出来ていないことに加えて、分類項目に対応するように置き場所・収納場所を決めていないことによる。机の上は作業面であって、保管場所ではない、と心得るべきだ。従って今現在の作業に不要なものは別の場所に保管しておくことが基本。このことは机を作業で共用するスタイルを採れば当然だが、個人使用でもやはり同様。
机の上が片付いていない人はおそらくパソコンの中も片付いていない。アイコンを画面いっぱいに散りばめて平気だ。必要なモノを取り出すのに時間がかかる。パソコンで必要なファイルを取り出すのにやはり時間がかかる。従って作業効率が悪い。
机の上を片付けてしまうと仕事ができないというのは、上述したことができない人の言い訳に過ぎないと断じよう。
繰り返す。モノと情報の整理と保存をきちんとしよう。
150504の記事に以下追記（160119）。
不要なモノや情報を処分することも必要だが、その判断を的確にできるかどうか・・・。
昨年末保存していた十数年分の年賀状や古い写真をかなり処分した。判断が良かったかどうか・・・。
それ程かさばるわけでもないから、処分しなくても良かったかもしれないが・・・。