今週の月曜日、会社を管轄している年金事務所から電話連絡が入る。
「３種類送って頂いたらしいデータ（磁気媒体で送ったもの）なんですけれど、そのうち1種類が確認できないんですよね～（添付の書類で、３種類が送られていることは分かったが、あるはずの磁気媒体の１種類が見当たらいということらしい）今日、データの締切なので、今日の今日で申し訳ないですが、今日中に再提出してもらえますか？今日もらえないと来月扱いになるもんで」という内容だった。
****
先々週の木曜日に発送したデータを、暦日カウントすると１週間以上かかって内容確認し、使えないと連絡が来たらしい。
営業日カウントすると5、６日だし、年金事務所は年一度の大きな行事（算定事務：年１度の保険料の見直し業務）中だ。
そんな中、保険料の見直し資料を２種類と賞与関係のデータを一緒の封筒で提出したので、全部で３つのデータを同時にチェックしているのだから、勘違いもあるだろうと「キチンと三種類提出したので確認してほしい」と丁重にお願いすると「先週の金曜日にチェック済みですから・・・・でもね先週の金曜日は遅くて電話できるような時間じゃなかったので、今日の朝イチで電話したんですよ！えっ確認？確認したから電話しているんですけれどね～」という。
１週間以上前に処理しているものなので、非常に不本意だったのだが、データを作り直すのにそんなに時間がかかるわけではないので、言われた通り、作り直し手持ちで持ち込んだ。
「あの窓口で私を呼んでくださいね～ほかの人に渡ってしまうと、どこに行ってしまうか分からなくなるので・・・せっかく今日の締切に間に合わせようとしているのに、それでは困りますから・・・」と言うのでその通りにして持ち込んだ。
その日の夜、別の担当者から「提出してもらった媒体を返却したいのだが・・・」という電話があった。
磁気媒体を返却してもらったことはあったかもしれないが、いちいち電話連絡などなかったな～と思いながら話を聞くと「あの書類と磁気媒体がばらばらになってしまったようで・・・」という。
「今日の朝、一種類が確認できないと連絡があったので、出し直したのですが、そのことですか？」と質問すると「キチンと提出されていたのですが、こちらの管理が悪かったようで、ごめんなさい」と言うではないか。
今朝の人は確認してから電話をしたというが、夕方電話連絡をしてくれた人は「事務所内で確認せずに失礼な電話してしまったようでごめんなさい。」というではないか。
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どうやら夕方の人は、書類と磁気媒体の保管が通常と違うので、何かトラブルがあったのでは？と気を遣って電話をしてきてくれたようだった。
通常、磁気媒体を返却する際に電話連絡などもらったので、変だと思った。電話連絡があったので、私が磁気媒体を３種類送っていたことが分かりホッとしたが、電話して謝ってくれたのは別の人だし、磁気媒体はまだ返却されていない・・・・
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分かり易くやや端折って書いたが、内容的にはこの通りの話だ。
ポイントは・・・
1.確認したと言ったのに、していなかった。
2.謝ってくれたのは、別の人だった。（これはその人個人の好意によるもので、事務所内のルールではないようだった）
3.何かトラブルがあった際は、直接関係者と話さないと、さらなるトラブルを産む。
「３種類送って頂いたらしいデータ（磁気媒体で送ったもの）なんですけれど、そのうち1種類が確認できないんですよね～（添付の書類で、３種類が送られていることは分かったが、あるはずの磁気媒体の１種類が見当たらいということらしい）今日、データの締切なので、今日の今日で申し訳ないですが、今日中に再提出してもらえますか？今日もらえないと来月扱いになるもんで」という内容だった。
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先々週の木曜日に発送したデータを、暦日カウントすると１週間以上かかって内容確認し、使えないと連絡が来たらしい。
営業日カウントすると5、６日だし、年金事務所は年一度の大きな行事（算定事務：年１度の保険料の見直し業務）中だ。
そんな中、保険料の見直し資料を２種類と賞与関係のデータを一緒の封筒で提出したので、全部で３つのデータを同時にチェックしているのだから、勘違いもあるだろうと「キチンと三種類提出したので確認してほしい」と丁重にお願いすると「先週の金曜日にチェック済みですから・・・・でもね先週の金曜日は遅くて電話できるような時間じゃなかったので、今日の朝イチで電話したんですよ！えっ確認？確認したから電話しているんですけれどね～」という。
１週間以上前に処理しているものなので、非常に不本意だったのだが、データを作り直すのにそんなに時間がかかるわけではないので、言われた通り、作り直し手持ちで持ち込んだ。
「あの窓口で私を呼んでくださいね～ほかの人に渡ってしまうと、どこに行ってしまうか分からなくなるので・・・せっかく今日の締切に間に合わせようとしているのに、それでは困りますから・・・」と言うのでその通りにして持ち込んだ。
その日の夜、別の担当者から「提出してもらった媒体を返却したいのだが・・・」という電話があった。
磁気媒体を返却してもらったことはあったかもしれないが、いちいち電話連絡などなかったな～と思いながら話を聞くと「あの書類と磁気媒体がばらばらになってしまったようで・・・」という。
「今日の朝、一種類が確認できないと連絡があったので、出し直したのですが、そのことですか？」と質問すると「キチンと提出されていたのですが、こちらの管理が悪かったようで、ごめんなさい」と言うではないか。
今朝の人は確認してから電話をしたというが、夕方電話連絡をしてくれた人は「事務所内で確認せずに失礼な電話してしまったようでごめんなさい。」というではないか。
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どうやら夕方の人は、書類と磁気媒体の保管が通常と違うので、何かトラブルがあったのでは？と気を遣って電話をしてきてくれたようだった。
通常、磁気媒体を返却する際に電話連絡などもらったので、変だと思った。電話連絡があったので、私が磁気媒体を３種類送っていたことが分かりホッとしたが、電話して謝ってくれたのは別の人だし、磁気媒体はまだ返却されていない・・・・
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分かり易くやや端折って書いたが、内容的にはこの通りの話だ。
ポイントは・・・
1.確認したと言ったのに、していなかった。
2.謝ってくれたのは、別の人だった。（これはその人個人の好意によるもので、事務所内のルールではないようだった）
3.何かトラブルがあった際は、直接関係者と話さないと、さらなるトラブルを産む。