ボランティア活動（学会事務）はエクセル勉強の場？

一種のボランティア活動として行っている某学会の事務局の仕事。

今週木曜日に社員総会があるので、議決権行使書・委任状のとりまとめにバタバタしていましたが、ようやく目処が立ちました。

学会といっても、士業や不動産業・保険業などに携わる実務者が多い団体なのですが、私は正直なところ「実務者」と言われる人の事務処理レベルに少し唖然としています。

たとえば「総会出欠の欄の出欠いずれにも〇をつけていない」「議決権行使書と委任状の双方に記名している」などはまだましな方で、ファックスを裏表逆に送る（受け手にはブランクのファックスが届く）など事務処理のイロハのようなミスも散見されます（実は正しくファックスを送るというのは結構難しいのですが）。

それでもアクションを起こしてくれる人はまだありがたいのですが、議案に賛成なのか反対なのかナシのつぶての人が多いのには手を焼きますね。

「実務家」と言われる人の事務処理感覚がこの程度ですから、実務家でないエライ人の集まりはもっと大変なのでしょうね。付き合ったことがないのでしりませんが。

さて本題に入るとこのように多様な対応？をまとめて、有効な議決権数を数えるにはエクセルの力を借りることになります。

つまり「出席するけれど念のため議決権行使書も提出した」という人もいるので、単純に出欠・議決権行使書の提出の有無だけを数えると有効議決権数を数え間違うのです。

「出欠」「議決権行使書の提出の有無」だけですと一つ「列」の中の「出」や「あり」をcountif関数を使って「出」や「あり」の数を数えれば良いのですが、「出席だけれ議決権行使書も提出した」という人の数も把握しないといけません。

この課題に技術的な解決を提供してくれるのが、エクセルのcountifs関数なのです。つまり複数の列の中から複数の条件に合致するデータの数を瞬時に数えてくれるのがこの関数の強みです。肝は最後の"s"にありですね。

少し話が細かくなりましたが、一定規模の集団の事務処理を担当すると必然的にパソコンの力を借りることになります。

「頭の体操」としては悪くないのですが、日本全体にある膨大なボランティア的団体の数を考えるとその事務処理に壮大なエネルギーが消費されているような気がします。事務処理に少し気を回すことで、無駄な労力が省かれ、その分創造的な分野にエネルギーを回すことができる可能性があります。

ボランティア的な活動に参加する一人ひとりが少し後工程の事務負担を考えることで解決することが多いと思うのですが、現実には中々うまくいきません。

会社ですと事務処理の最適化をマニュアル化して、従業員に強制することが可能ですが、ボランティア活動ではそこまでやることは不可能です。だが参加者のいい加減な事務処理による無駄はあまりに大きいのです。

その無駄をエクセルなどIT（の初歩）技術で補おうとするのですが、「戦略的な誤りを戦術的に修正する」には限度があります。

どうすれば良いのか？

結論めいたことをいうと「ボランティア活動や遊び活動にも徹底的な効率性を追求する」「ボランティア活動や遊び活動の重要性を仕事レベルに引き上げる」という風に考え方を変えることがスタート点でしょう。

つまり「仕事は大事だけれどボランティアや遊びは二の次三の次」という考えを捨てろ！ということなのです。別の言い方をすれば、仕事＝奴隷の義務から解放されボランティア・遊び＝貴族の活動に足を踏み入れれば？という話なのですが、今の日本では少数異見で終わるでしょうね。

ということでしばらくはエクセルの知恵やメールあるいはワードプレスの知恵を借りながら、戦術的な苦労を重ねることになりそうです( ;∀;)。

プリンター、本体価格は2,000円？

自宅で使っているインクジェットプリンターが壊れた。原因は少ししわのある紙を差し込んで印刷を行ったところ、jamってしまった。後ろを開けて紙を取り出したが、その時紙を送る部分に不具合を生じたようだ。こうなると自分では修理不可能。一昔前だとメーカーに修理を依頼したのだが、現在では修理に出す方がコスト高だと思って、今使っているのと同じ機種をヨドバシカメラに発注した。

購入した機種（つまり今使っている機種）はキャノンのMG6530 という普及機で、ヨドバシの価格は9,900円（これに10％相当のクーポンがつく）。同じ機種を買った理由は、まだ十分インクが残っているカートリッジを使いたいからだ。

プリンター本体は安くなっているが、インクは高い。ヨドバシで見るとインクカートリッジ一つが1,240円だ。この機種はカートリッジが6個必要なので、合計は7,560円だ。

新しいプリンターには新しいカートリッジがついてくるから、単純計算をするとプリンター本体の価格は2千円程度（ポイントも考慮すれば）ということになる。

これではプリンターの修理を頼む人などいないだろう、と思った次第。

領収書作成に差込印刷Next record機能を利用

Excelで作成したデータをWordで自動的に印刷する時に利用するのが差込印刷機能だ。便利な機能だが、一般的には１データを１枚の紙に印字することが多い（はがき印刷など）。しかしこの前私が事務局を務めている某学界で、差込印刷機能を使って領収書を作成するを行う時、１枚の紙（A4版）に数枚の領収書を印刷して、それをカットするにはどうすれば良いか？という問題が起きた。

調べた結果差込印刷のNext Recordという機能を使うと１枚の紙に連続的に印字を行うことができることが分かった。

始めはNext Recordという命令文の挿入場所を間違えて、「差し込みフィールド」（名前など）のすぐ前に置いていた。テストするとこれだと不正なデータを表示してしまう。

そこでもう少し調べてたところNext Record命令は、一連のデータの前に挿入する必要がるということが分かった。それを示したのが上記の写真だ。

このあたりのことはシステムに詳しい人であれば、「当たり前でしょ」ということなのだろうが、片手間に事務を処理している身には「目から鱗」的である。

その結果下記写真のような印字が可能になった。

Wordも奥が深い。

 

プリンタ、あっさり買い替え、でも環境にやさしくないなぁ

昨日（7月16日）突然自宅のプリンタが不調になった。不具合を表示するコード番号から判断すると、メーカーに修理に出す必要がある。このプリンタを買ったのは3年前で当然無料保証期間は過ぎている。

メーカーに確認した訳ではないが、カメラなどの前例から判断すると2，3週間はかかりそうだ。プリンタは頻繁に使う。たとえば「ネット予約した高速バスの電子チケット印刷」「学会の理事会資料印刷」「登山資料の印刷」などがよく使うものであり、2，3週間もプリンタなしに過ごすことはできないので、さっそくヨドバシカメラにネット注文を行うことにした。

現在のプリンタ（キャノンＭＰ560）のインクが残っているので、そのインクが使える機種を探したが、既にそのような機種は作られていませんということなので、後継機種のＭＧ6330を1．5万円で購入した。正午頃注文したプリンタは夕食時に到着。迅速で便利である。

プリンタの修理代をキャノンのＨＰで調べるとMP560は一律9,450円になっている。これに配送料がかかるから、新品を購入しても金額の差は僅かである。別の見方をするとメーカー側は「プリンタは消耗品です。壊れたら修理せずに新しいものに買い替えてください」と言っているのである。

メーカーの姿勢と量販店の迅速なサービスで、新しい機種がすぐに届くことはありがたいが、資源を無駄遣いしているという若干の悔悟の念が伴う。環境にも優しくない。プリンタのように成熟した（と私は思っている）機器については、もう少し長く使おうという仕組みがあっても良いのではないかと思った次第である。

パソコン、４８時間までは完全シャットダウンしない方が良い

「パソコンの電源は毎日切るべきかそれともスリープモードにしておく方がよいか？」という読者の質問に対するプロのジャーナリストMossberg氏の回答がWSJにでていた。

それによると、氏の独断的な経験則では４８時間以上使わない場合に限り完全シャットダウンするのが良く、それより短い間隔で再起動する場合は、スリープモードにしておく方が良い、といことだった。完全シャットダウンにすれば、電力を消費しない点では明らかにメリットがあるが、シャットダウン時と再起動時にハードディスクを負担をかけるというディメリットがあるからだ。

このことは以前から知っていたので、私は短時間の外出の場合などはスリープモードにしているが、どの辺りがシャットダウンとスリープモードの分岐点になるのか分からなかった。今回の話は具体的で参考になる。つまり２泊以上外出する場合を除いて自宅のPCは完全シャットダウンしない方がトータルなコストセーブになるということである。