NPO法人活動でZoomを使って見よう（12）～番外編 プレゼンのBIGPRとMAP

 「Zoomを使って見よう」シリーズも終盤に入ってきました。全体で大体15回位のシリーズを予定していましたが、後説明しておきたいZoomの機能は「画面上で拍手を送るなどのリアクション」「参加者間のチャット」「ミーティングの途中で小グループによるミーティングを行うブレークアウトセッション」ですのでほぼ予定通りに進んでいます。なおZoomにはオンラインセミナーを行うウェビナーという機能がありますが、私はまだ使ったことがないので今回は説明しません。また「ブレークアウトセッション」についても友人と作動確認を行った上で紹介していきたいと考えていますので少し後になりそうです。

　ところで今回は番外編として「Zoomを使って大人数の人にプレゼン/セミナーを行う時の準備」をお話したいと思います。

　実は5月の下旬に某学会でZoomセミナーの講師を行うことになっているのですが、今回の話はその準備に相当関係しています。私はこれまで某学会をはじめあちこちでセミナーの講師をした経験はあるのですが、オンラインセミナーの講師は初めてなので少し準備運動が必要です。

　実開催のセミナーとオンラインセミナーの最大の違いは「話の出だしで『つかみ』を使えない」ということではないか？と私は考えています。「つかみ」というのは出だしでちょっとした小話をして参加者の関心を惹きつけたり、参加者の反応を見ながら、話の運び方を調整する技術ですが、オンラインでは「つかみ」がないため、参加者と意思の疎通がないままセミナーを続けるリスクがあります。

　そこで私が考えたことは「最初にセミナーの背景やゴールをはっきりさせ、またテーマごとの時間配分なども説明しておくことで参加者に安心感を与える」ということです。

　これをプレゼンテーションの用語では頭文字を取ってBIGPRと呼んでいます。

　Background （背景）プレゼンやセミナーが催される理由です。

　Introduction （自己紹介）この人の話は信頼できるという信頼関係を築くことが大切です。私のような市井のコンサルタントが話をする場合は特に短時間で信頼関係を築くことがポイントでしょうね。

　Goal （目標）プレゼンやセミナーの目的です。

　Role （役割）聞き手に期待する役割です。商品やサービスの販売を目的とするプレゼンの場合は、聞き手が商品やサービスの良否を判断して購入の意思決定を行うことが期待する役割になります。

Period （時間配分）プレゼンやセミナーの各項目に対する時間割です。

なお話の初めにMap（地図）を示して、プレゼンやセミナーの流れを参加者に伝えておくことも大事です。

　BIGPR、Mapに加えSSP（Special Sales Point特に伝えたいこと）は実開催のプレゼン等でも役に立つスキルですが、オンラインではその重要度はもっと高いと私は考えています。

天気の良い日は狭山湖へ

今日（4月30日）朝は快晴だったが昼近くなると雲が沸いてきました。

でも天気が不安定なこの時期には貴重な晴れ間ですのでe-bikeで狭山湖を往復、30㎞2時間です。多摩湖自転車道は西武多摩湖線八坂駅を過ぎるまで車両止めの柵や信号が多くあまりスピードがあがりません。

また生活道路になっているのでブイブイ飛ばすと危険です。

　狭山湖からは奥多摩の大岳山が良く見えました。写真真ん中の少し頂上が尖った山が大岳山です。

ハイキングにも行きたいのですが、密を避けるという点では自宅からe-bikeで走る方が良さそうです。

東京から見て手前の多摩湖には多くの人が散歩やランニングに来ているのですが、さすがに狭山湖まで足を伸ばす人は少ないですね。

以前はサイクリングの記録を残すためGeo TrackerなどGPSアプリを使っていましたが今はグーグルマップのタイムラインを使っています。

タイムラインはその都度起動しなくても自動的に軌跡を記録してくれますから便利ですね。その分バッテリーを消耗しているのでしょうが。

NPO法人活動でZoomを使って見よう（11）～画面の共有

　今回のテーマはZoomミーティングでパソコン上の画面を他の参加者と共有する方法です。なおスマートフォンでも画像は共有できますが手順は省略します。

画面を共有する手順は次のとおりです。

１．共有したいアプリをあらかじめ開いておく。

２．Zoomミーティング画面の下のバーの「画面の共有」をクリックする。

３．共有したいアプリをクリックする。アプリの色がブルーになる。

４．画面右下の共有をクリックする。

基本的な操作は以上です。

なお「画面共有」で共有することができるのは「デスクトップ」「表示されているアプリケーション」「ホワイトボード」「iPhone/iPad」です。

　「デスクトップ」は自分のパソコン画面そのものを参加者に見せるものです。さまざまなアプリを立ち上げて説明するときに便利ですが、パスワードの入力等画面操作がホストに見えてしまうという問題があります。

「ホワイトボード」は会議を進めながらイラストで説明するときなど便利です。またホワイトボードでは総ての参加者が書き込むことが可能です。ホワイトボードで「保存」をクリックするとファイルは「ドキュメント」フォルダーの中のZoomフォルダーに保管されます。NPO法人の場合、理事会等の会議だけではなく、各種のレッスンなど遠隔授業にも黒板のように使うことができます。

　一人でも練習ができますので、画面共有からホワイトボードを開いて練習してみましょう。ホワイトボードには「キーボードでのタイプ打ち」「指先やタッチペンを使っての手描き」など色々な方法があります。「お絵描きして遊ぶ」つもりで練習すると楽しいと思います。

緊急事態宣言でまたe-bikeが活躍

GWに3度目の緊急事態宣言です。今回は一回目と同じくスポーツジムも閉鎖していますから、意識して体を動かさないと運動不足になります。

一昨日風が強い日でしたがe-bikeに乗って狭山湖を往復しました。

使っているe-bikeはデイトナです。e-bikeというのは明確な定義はありませんが「走行性能が高くスタイリッシュな電動自転車」という意味でママチャリ電動自転車とは区別されています。

　デイトナのこのミニベロ電動自転車をe-bikeと私が呼ぶのはスタイルの良さと2，30㎞程度走っても疲れを感じない走行性能にあります。

「疲れない」ということは運動量が少ないということでしょうか？運動目的なら電動アシストのない普通のクロスバイクに乗る方が良いのでしょうか？

　その辺りのことはよく分かりませんが、私の年齢になって一度e-bikeを使って狭山湖手前の坂道をスイスイ登る楽しみを味わうともう普通のクロスバイクに戻る気がしなくなります。

　もう少し暖かくて風のない日であれば走行距離を伸ばして５～60㎞位走ってみたいと思います。もっとも1回の充電で走ることができる距離は40㎞位なので60㎞を走ろうと思うと楽な場所では電源をオフにして走るなど工夫が必要ですが。

帰路に星野珈琲で一休みしました。緊急事態宣言で活動が抑制されますが、それなりに楽しみを見つけて過ごそうと考えています。

NPO法人活動でZoomを使って見よう（10）～ファシリテーションの重要性

　Zoomミーティングの解説本を読むとアプリの使い方などシステム寄りの話が多いのですが、私は本当に重要なことは「実効性の高い会議を運営するノウハウ」だと考えています。少し大げさな話をすると「ITC＝情報通信技術」の話になると企業の中でもネットワークがどうだの、とかチャットはどこのアプリが便利だとかハードウエア寄り、アプリ寄りの話が中心になる傾向があります。しかし本当に重要なことはシステムをいかに活用するかということなのです。

　テレワークの問題にしても「自宅の通信環境が良くないからサテライトオフィスを使おう」などとハード面の話は盛り上がるのですが、在宅勤務をする人と適切なコミュニケーションを取るとか適切な目標や課題設定をして公平な人事考課を維持することでモチベーションを維持するといったソフト面つまりヒューマンスキルに関わる領域の取り組みがお粗末です。欧米先進諸国では比較的テレワークが順調に拡大するのに較べ日本ではテレワークがあまりうまく行かないのはヒューマンスキルの重要性を看過していることに問題があると私は考えています。

　ということでZoomミーティングを効率的に運営するためにはファシリテーション（司会・議事進行）が非常に重要です。身振り手振りや阿吽の呼吸で補うことができる実開催のミーティングよりZoomミーティングの方がはるかにファシリテーションスキルが求められます。

　つまりZoomミーティングのホストはファシリテーターとして「会議の設定」「目標・ゴールの設定」「議題の作成」「ゲストから意見を引き出し合意形成に導く」必要があります。

　これらのことについては検索エンジンで「オンライン会議　ファシリテーションのポイント」と検索するとコンサル系の会社が情報を提供していますから適宜ご覧ください。

ここでは私が実際に幾つかのミーティングでファシリテーターを務めて重要だと感じたことを書いておきます。

• 第一にZoomミーティングの目的をはっきりさせることです。これはNPO法人よりも企業に多く見られるのですが、「役員会の決定事項を通知する上意下達型のミーティング」「各拠点が営業成績を発表する連絡会議」などZoomミーティング以外で効率的に目的を達成する方法があるのに「慣習で会議をする」ケースが多いのです。通知は掲示板で共有し、営業計数などはネットワークツールを使って瞬時に集計しましょう。Zoomミーテイングでは「生の声を聞いて、情報を共有しながら議論をして、合意形成に結びつける」ことを目的にしましょう。
• 次にミーティングに参加する人数です。ざくっというと７～8人多くても10名が上限だと思います。一人6，7分発言しても1時間位かかりますからこれ以上参加者が増えるとあまり発言しない人が増えるでしょう。社会学者の上野千鶴子さんの話では「ひとつのテーブルで全員が話題を共有できるのは8人くらいまで」だそうです。
• 議題（アジェンダ）をあらかじめ作成しておきます。作成した議題はあらかじめメールで共有し、Zoomミーテイングでは画面共有で映し出すと良いと思います。
• また全体的な時間配分についてもあらかじめ連絡してホストの方の協力を得るようにしましょう。