生産性を飛躍的にあげる名簿類のスキャン取り込み

昨日（1月23日）BSプレミアム「団塊の世代」が取り上げたのが「老後を快適に過ごす整理」。これは家庭内に溜まっている「使わないもの」を処分し、快適な生活空間を確保するという話で、「処分ルール」を明確にするというところが参考になった。一番簡単なルールは5年以上（台所まわりは2年）使っていないものを捨てる基準にするというもの、これは使えると思う。

モノと合わせて整理していきたいの情報だ。家庭内の情報は通常本やパンフレット類などの形で蓄積されている。これも2年ルールか5年ルールでばっさり処分したいところだが、情報の中には滅多に使わないけれど、ある日突然必要になるというものがある。例えば「火災保険の約款」などだ。昨年大雪で自宅のガレージが破損した時は、約款を引っ張り出して調べてみた。この時は簡単に約款を引っ張り出すことができたが、場合によっては書類探しに四苦八苦する可能性があると感じた。

このように「滅多に使わないが必要になることがある」「書類自体に価値はなく（有価証券でない）、コピーで良い」「必要箇所だけ見れば良い」という類の書類を効率的に管理する方法は何か？というとPDFにしてパソコン経由でクラウドコンピュータ（たとえばグーグルドライブやエバーノート）に保存しておくことだ。

そのメリットは次の点だ。

「クラウド上にあればPC、タブレット、スマートフォンなどあらゆるディバイスから取り出せる」

「キーワードで必要箇所を簡単に取り出すことができる」

少量の書類であれば「撮影する」「複合プリンターのスキャナー機能でスキャンする」ことでPCに取り込むことが可能だ。

しかし大量の書類を取り込むとすれば、スキャナー専用機を使うことになるだろう。私はたまたまある社団法人の事務局を担当していることもあって、自宅にスキャナー専用機を置いている。そのスキャナーを使って、情報管理・検索の生産性を飛躍的にあげる方法を一部紹介したい。

これはあるNPO法人の「講師リスト」をスキャナーで取り込むところだ。80ページほどの紙を両面スキャンして約1分ほどでPDF化することができる。

PDF化した資料はPDFの検索機能で調べたい言葉（この場合は「生きがい」）に該当する講師を簡単に検索することができる。この作業をページを繰りながら行うとどれだけ時間を要するか分らない。

紙ベースの会社のOB会名簿などもばらして、スキャンし、PDF化しておくと便利だ。急に「誰がどこに住んでいるか？」など調べたくなった場合でも、紙の名簿では自宅に戻らないと見ることができないが、クラウド上の名簿であれば、スマートフォンからでも見ることができるからだ。

ということで、このような書類・資料は「スキャンしてPDF化する」ことで、生産性を飛躍的に高めることができるのである。