領収書作成に差込印刷Next record機能を利用

Excelで作成したデータをWordで自動的に印刷する時に利用するのが差込印刷機能だ。便利な機能だが、一般的には１データを１枚の紙に印字することが多い（はがき印刷など）。しかしこの前私が事務局を務めている某学界で、差込印刷機能を使って領収書を作成するを行う時、１枚の紙（A4版）に数枚の領収書を印刷して、それをカットするにはどうすれば良いか？という問題が起きた。

調べた結果差込印刷のNext Recordという機能を使うと１枚の紙に連続的に印字を行うことができることが分かった。

始めはNext Recordという命令文の挿入場所を間違えて、「差し込みフィールド」（名前など）のすぐ前に置いていた。テストするとこれだと不正なデータを表示してしまう。

そこでもう少し調べてたところNext Record命令は、一連のデータの前に挿入する必要がるということが分かった。それを示したのが上記の写真だ。

このあたりのことはシステムに詳しい人であれば、「当たり前でしょ」ということなのだろうが、片手間に事務を処理している身には「目から鱗」的である。

その結果下記写真のような印字が可能になった。

Wordも奥が深い。