Googleカレンダー、ファイル共有という使い方

今では多くの人がパソコンやスマートフォン上のカレンダーアプリを使ってスケジュール管理を行っている。だがアプリの機能をフルに活用している人はそれ程多くないかもしれない。私はデジタルディバイス上のカレンダーアプリには、手帳によるスケジュール管理にない３つの大きな特徴があると考えている。

それは「同期」「共有」「ファイル添付」である。「同期」とは、自分が使っている複数のディバイス（PCやスマートフォン）上のカレンダーをいつも自動的に同時に更新することだ。そのためにはカレンダーをディバイス本体に記憶させるのではなく、クラウド上に保持することが必要だ。

「共有」とは複数の人にカレンダーを公開することでお互いのスケジュールを確認できるようにすることだ。例えば私は自分のカレンダーを妻のタブレットから見ることができるようにしている（妻はカレンダーアプリを使っていないので私は見ることができないが）。家族とのカレンダー共有は「家庭円満と円滑な相続のスタート点」だと思うが、そのことは別の機会に論じたい。

カレンダーを「共有」するためには、多くの人が使っているアプリを使う必要がある。たとえ機能的に優れていても、多くの人が使っていないアプリでは情報を共有することはできない。この点から私はgoogleカレンダーが一番優れていると感じている。もっともスマートフォン上のgoogleカレンダーは表示の点でジョルテなどに劣るので、それらのアプリをダウンロードしてgoogleカレンダーと同期させている人は多いと思う。

さて今日の本題は「ファイル添付」である。Googleはlabs（研究室）という名前でカレンダーにファイル添付機能を提供している。ただしlabsの名前が示すとおり、このサービスが恒久的に続くという保証はない、断っているが。

「ファイル添付」機能を使うにはgoogleカレンダー設定のlabsから「ファイル添付」機能を有効にしておく必要がある。その作業は簡単だ。

 

 ただし添付するファイルは、google driveに取り込んでおく必要がある。Google drive上のワープロ機能やスプレッドシート機能を使えばその手間はない。もっとも慣れの問題や使い勝手の問題があるから、Microsoftのofficeで資料を作成し、google driveに取り込むことの方が私は多いが。

カレンダーにファイルを添付しておくメリットは２つある。一つは一元的に管理できるので「ファイル探し」をする手間がないことだ。

もう一つは容量の大きいファイルを他人と簡単に共有することができることだ。山の資料等をPDFに取り込み、電子メールで送ろうとすると容量オーバーで落ちてしまうことが多いが、この方法だと簡単に共有することができるのだ。

ボランティア団体なので活用して良い方法だろう。