昨日は珍しく朝から顧問先でシステム関係の社内外の関係者とのミーティングが続いた。
古い体質のこの会社も社員間の情報共有の必要性を感じ始めたのだ。
まず最初にセールスサポート・アプリケーションの最大手S社が来訪。さすがにセールスはお手の物で「こちらのニーズ」をくみ取った説明に卒はない。ただし顧客にフォーカスしたシステムが顧問先のニーズにぴったりしているかどうかは疑問。また使いこなせるか？費用対効果はどうか？という疑問が残った。
次にこれは情報共有ではないが、勤怠管理システムの会社の説明を聞く。こちらは厳密な残業管理のニーズが高まっているので、担当部署がかなり細かい質疑を繰り返していた。
その後私が担当部署にエバーノートを実演を交えて説明。簡単なところで名刺の共有を説明すると関心が高まり、まず無料版を試してみることになった。S社の製品に較べるとはるかに安いシステムだが、社内情報の共有ということではこの辺りから進めるのが良いだろう。
最後に現場の集計作業等の現状をヒヤリング。
その結果エクセルシートを使った各支店の集計作業を本部が手作業で計算していることが分かった。エクセルシートを複数者で共有できないという思い込みがあったようだ。
現在ではオフィス365を使うとエクセルファイルは複数のユーザーで共有することができる。共有方法は簡単でエクセルシートの右上にある共有ボタンをクリックして、共有する相手のメールアドレスを入力するだけだ。
後はエクセルシートを跨ぐ「くし刺し計算」をするだけで良い。これで集計作業に従事していた人は相当楽になるはずだ。
働き方改革は残業削減を含め、企業に様々な面で生産性向上を要求する。お金と時間をかけて大がかりなシステムを導入することも検討課題だろうが、身近なことでちょっとした工夫をすることでも改善できることは多いと感じた次第だ。
