個人生活では、電子メールを利用することがほとんどでファックスを使うことはまずなくなった。
しかし私が事務局を務める社団法人ではファックスで色々な申込書を受け付けることが多い。
特に来月予定している研究大会の申込書は「ファックス受付」のみにしているので申込書は総てファックスで届く。
そのファックスをペーパーレスで整理する方法をまとめてみた。
その手順は次のとおりだ。
１）ファックス受送信をインターネットファックスにする
２）受信したファックスの転送先をエバーノートにする
３）エバーノートで受信したファックスを「自動ファイリング」で一つの「ノートブック」にまとめる
４）その「ノートブック」内のノート（この場合受信したファックス）を「マージ」機能を使って一つのノートに統合する
５）「統合したノート」をPDFに印刷することでPDF化する
これで受信したファックスをPDFファイルに変えることができる。
もう少し具体的に説明しよう。
まずファックス受信先をエバーノートにする設定だ。
これは私が使っているNTTコミュニケーションズのBizFAXの設定画面だが、「お知らせするメールアドレス」にエバーノートのメールアドレスを登録する。これで受信したファックスは自動的にエバーノートに転送される。エバーノートに転送されたファックスは中身が表示されるので普通のメールで受信するよりも便利だ（普通のメールで受信すると添付ファイルをクリックして開く必要がある）。
エバーノートには「自動ファイリング機能」がある（設定オンにしておく）ので、同じ内容のメールは自動的に同じノートブックに取り込んでくれる。
次にそれらのファイル（この場合は研究大会参加申込書）をパソコンのCtrlキーを押しながらクリックしていくと一塊にすることができる。一塊になったノートの下に現れる「マージ」ボタンを押すと新しいノートが作成される（古い個別のノートはゴミ箱に移動される）
これだけではまだ使い勝手が良くないので、このノートをPDF化する。
PDF化するのは「印刷」の中からPDFソフト（私の場合はFoxit PhantomPDFを使っている）を選び、印刷を実行するとPDFの完成だ。
このPDFを組織の中で共有すると色々な作業がはかどる。
ただし手書き文字を含むファックスをOCR機能を使って検索可能な文字に変えることはうまくいかなかった。
もっと多くの申込書を自動処理するには、入り口の仕掛けから変える必要がある。
サル知恵のような話だが、小規模な組織には役に立つアイディアだと思ったのでご披露した次第。
