セミナーの出席者の一覧表を作るなど、多くの活動には個人の様々な情報を集めてデータベース化する作業が伴います。元データがファックスなどで送られてくると「字が不明瞭で入力できない」「転記ミスが起きる」などという問題があります。最近は電子メールで情報収集することが多くなっていますが、それでも個々の情報をエクセルなどデータベースに集約する手間がかかります。
その問題を一気に解決するのが、アンケートアプリのMicrosoft Forms（マイクロソフトアカウントがあれば無償で利用できます）です。なおグーグルにもフォームという同様の無料アプリがあります。
ここでは登山名簿の作成を例に私が専ら使っているFormsをうまく使う幾つかのポイントを紹介したいと思います。
ここではFormsが立ち上がったところからスタートしましょう。
まず入力項目と入力フォームについて考えてみましょう。
最低必要な項目は「氏名」「生年月日」「血液型」「本人携帯番号」「自宅郵便番号」「自宅住所」「緊急連絡先氏名（関係）」「緊急連絡先携帯電話番号」「レスキュー保険の有無」「レスキュー保険がある場合の保険会社名」としました。自宅の固定電話はあまり使わないのでここでは省略しました。
Formsには回答項目を「必須・任意」にする機能や回答方法を記述式・選択式などに選択する機能があります。
ここでは「血液型」と「レスキュー保険の有無」を選択式にし、残りの項目は記述式にしました。
「レスキュー保険」については「あり」を選択した人は「保険会社名を記入する質問」に飛び、「なし」を選択した人はそこでアンケートが終了するように設定しました。
回答フォーマットとして「長い回答」を選択することができます。デフォルトは「短い回答」（１行程度）になっていますが、住所は「長い回答」にしておく方が良いでしょう。
なお携帯電話番号や郵便番号は「数字にする」という制限をつけることができますが、数字にするとデータベース化した時頭のゼロが落ちてしまいます。従ってここでは「数字にする」というフォーマット上の制限はかけずに「数字は半角で記入してください」と説明を加えました。
この位のフォームであれば４，５分でできるのですが、初めてフォームを作る場合はうまくいくのか不安がつきものです。
そこでまず作ったフォームを練習用にして自分だけに送ってみましょう。
送る方法は作ったフォームのリンクをコピーしてPCメールや携帯メールに送ります。そして自分で回答を記述して送り返すとExcelの一覧表が出来上がっています。
ここで入力項目の追加や修正の必要性を検討します。
検討が終われば、完成版の作成に進みましょう。
Formsのスタート画面を下までスクロールし、右下の「すべての自分のフォーム→」をクリックします。
すると下の画面に変わりますから、練習で作ったフォームの右下の縦に並んだ３つの点をクリックしてコピーを選択します。
これで練習版のコピーができますから、必要に応じて追加や修正を行い、Formsを完成させます。
Formsが完成すれば、リンクをコピーしてメールやフェイスブックのメッセンジャーで参加者に配布しましょう。回答者の立場で私が試したところ、この程度の比較的記述が少ない場合はスマートフォンの便利でした。FormsはQRコードも用意していますので、参加者にQRコードで連絡する方法も活用すると良いでしょう。
