今ある学会を任意団体で立ち上げようとしている。そしてその団体を１年後には一般社団法人にしようと動いている。「ある」団体の内容については来月中旬の設立総会後ブログでもお披露目をして、志ある方の参加を呼びかけたいと思っているが、取り敢えず「ある学会」ということで話を進める。
今私が協力会社の知恵を借りながら行なっていることは、ホームページの開設と受送信するメールの共有と管理の問題である。この学会の幹部は保険会社のセラー、税理士、弁護士、司法書士等で、オフィスも住所も相当離れていて、フェイスツーフェイスで会合を持つのは月一回程度だ。また極めてヨチヨチ歩きの団体なので、リアルな事務所も事務員も持っていない。
だが任意団体を立ちあげ、セミナーなど具体的活動を開始していくと、事務局宛に色々な照会や連絡が来ることが予想される。それにどのように対応していくか？というのが課題の一つだが、基本的には「照会・質問等はすべて電子メールでのみ受け付ける」ことにし、電話等での対応は行わないことにした。
団体のメールアドレスはホームページのドメインと同じとして「info@ドメイン」とした。これで団体に送られるメールはあるサーバの一つのアカウントに入ることになる。次に何人かの主要役員で送られてきたメールを「共有」する必要がある。これについては役員個々人の自宅（あるいはオフィス）のPCのメールソフトに「学会アカウント」を新設することにした。私はMicrosoft Outlookを使っているが、「ツール」の中に「アカウント設定」という項目があり、そこから入っていくと比較的簡単に新しいアカウントを設定することができた。注意する点はPOP３と呼ばれる受信用プロトコルとSMTPと呼ばれる送信用プロトコルについて「ポート番号」を正しく入力することだ。「ポート番号」はホームページ作成・運営会社が教えてくれる。
もう一つは「詳細設定」で「（配信後）サーバにメールのコピーを残す」という設定をしておくことも大事だ。もしこの設定をして置かないと、誰かがメールを取り込んだ後は、サーバからそのメールが消えて、その後アクセスした人はメールを取り込むことができなくなるからだ。
これでメール共有の枠組みはできたけれど「バックアップを残しておく」「自宅外のPCやタブレットでもメールを読めるようにする」「受けっとたメールを一つの情報として、その上に情報を付加してデータ化する」「そのデータを階層的に整理する」「整理したデータを学会内で共有する」ということを次の課題としてソリューションを考えてみた。
それが「学会アドレスで送られてきたメールを総てEvernoteに転送する」という仕掛けだ。なお転送先にはGmail等のメールアカウントを指定することもできるが「後工程」を考えてEvernoteを優先的に使うことにした。
仕掛け自体は簡単で、まずエバーノート上の自分のメールアカウントを転送先として確認する。Evernoteの「ツール」の中の「アカウント情報」を開くと「メール先」がわかる。これが転送先だ。
次にOutlookの「ツール」から「仕分けと通知」を選択し、学会アカウントで受けたメールの転送先にEvernoteの「メール先」を登録する。
これで学会アカウントで受信したメールについては一つづつ自動的にEvernoteの「ノート」に取り込まれることになった（非常にボリュームが大きいメールが転送されないなどということはあるそうだが）。
学会など非営利団体の運営コストの中で大きなウエイトをしめるのが郵送料などの通信費だ。通信コストを下げながら、コミュニケーションや情報共有の質を落とさない・・・というのが私の課題だ。
色々なお知恵を拝借できたら幸甚だと思っています。コメント等頂けたら助かります。
