EvernoteとはＰＣやスマートフォン上で作成されたファイル、写真、音声、手書きメモ、ウエッブ画面をまとめて管理できるソフトだ。またＰＣとスマートフォンの同期を取ると2つ以上の端末でファイルを共有できるという優れものだ。http://andronavi.com/2010/01/3935
Evernoteのことは前から知っていたが、なんとなく面倒くさくて導入していなかった。ところがドコモのスマートフォンのＯＳをバージョンアップした時（だと思うが）、Evernoteのアプリケーションをダウンロードするアイコンがついてきた。ドコモは1年間無料でEvernoteのプレミアム版を提供するというので試しに使ってみた。
少し使うとこのソフトは非常に便利なことが分かる。オンもオフもタグ一つで管理することができる。たとえば仕事であれば「営業」とか「システム」というタグを作る。オフであれば「山」とか「居酒屋」などというタグを作る。また階層的なタグを作ることができる。
メールに添付したワードなどのファイルもメールをEvernoteに取り込むと自動的に開くことができるので非常にスムーズだ。
まだ使っていないが他人とEvernoteを共有することもできる。以上のように非常に便利で強力なツールだが、企業のセキュリティ上は恐い面がある。というのは会社で使用するＰＣにEvernoteをインストールすると非常に簡単な操作で色々がファイルを取り込むことができるからだ。その取り込まれたファイルはスマートフォンや他の場所にあるＰＣと同期されているから、重要情報が流出する可能性がある訳だ。
セキュリティのレベルは企業間でバラツキがある。当社では通常のメール添付、ＵＳＢメモリーやＣＤへの書き込みなどによるファイルの外部持ち出しは一度「持ち出し用」のフォルダーを経由することで「誰が何をいつ持ち出したか？」がトレースできる程度のセキュリティをかけている。「持ち出し」フォルダーを経由しないで、ファイルを持ち出すとファイルを開いた時文字等がグチャグチャになり内容を判読できなくなっている。持ち出しの記録を残すとともに、不正防止への抑止力にもなっている訳だ。
だが実験したところEvernoteには「持ち出し用」フォルダーを経由しなくても簡単にファイルをコピーすることができた。セキュリティの問題はまったくの門外漢だが、Evernoteは当社の仕掛けの考慮外のソフトだということだ。
便利さとセキュリティは表裏の関係にある。
オフがオンを活性化したり、企業や組織を超えたコラボレーションが大きな成果を生む時代にEvernoteは有効なツールだが、セキュリティ面では気になるところがある。情報活動の先端を行く企業の皆さんはどのようにお考えなのだろうか？お知恵お拝借したいものであある。
