NPO法人活動でZoomを使ってみよう（５）～マイクとスピーカーのテスト

　今日NPO法人の事務局に「ブログにZoomの使い方を載せ始めました」と連絡したところ、早速「面白い！良くわかります！！」という返事がありました。クイックレスポンスはうれしいですね。

　Zoomなどの情報システムをNPO法人のような色々な人が集まった組織と企業のようなまとまった組織で使う場合大きな違いがあります。その違いを最初によく認識しておくことがNPO法人でのシステム活用を進める上で重要だと思います。

• 第一に一定規模の企業には専任のシステム担当者がいて分からないことは教えてくれますし、場合によっては設定などを手伝ってくれる場合もあるでしょう。つまり組織内にヘルプデスクがあるのです。ところが多くの非営利団体ではそのようなヘルプデスクはありません。多少システムに詳しい人がいる場合はその人がお手伝いをする程度です。詳しいといっても「自分の使っているデバイスやOS（アンドロイドなど）で使い方が分かる」という範囲ですから、他人のシステム環境で使い方を教えるのは困難な場合が多いと思います。またサービスを提供するベンダー側もどんどんサービスやアプリを改善していきますので、持っている情報は陳腐化していきます。つまりユーザは常にベンダーのアプリを使って慣れている必要があるということです。
• 第二にシステムの利用方法やセキュリティについて運用ルールを確立している非営利団体は少ないと思います。企業の場合は従業員やスタッフに運用ルールやセキュリティを徹底するツールがあるのですが、非営利団体では一般にそのようなツールはないでしょう。うるさいことをいうと活動に参加するのを止めると言われそうですね。従って私は「非営利団体でのZoo会議の情報は外部に漏れる可能性がある」という位に考えておいた方が良いと思います。つまり企業のZoom会議を「封書」セキュリティがしっかりしている場合は「簡易書留」とすれば「非営利団体」のZoom会議は「葉書」と考えて載せる情報を選択した方が良いと私は考えています。

さてこのブログの本題に入りましょう。

　それはアプリから「マイクとスピーカー」つまりオーディオをテストするというものです。写真はパソコンのZoomアプリを開き画面右上の⚙（設定）ボタンを押したところです。

設定ページのオーディオをクリックすると「スピーカーのテスト」と「マイクのテスト」というボタンが出てきますから、それを個別にクリックしてテストしてみましょう。スピーカーから音楽が流れ、自分のしゃべった声が録音されその声が再生されたらテストはOKです。

NPO法人活動でZoomを使って見よう（４）～サインアップとサインイン

　前回～Zoomに必要な環境と機材は、スマートフォンにアプリをインストールしてZoomの準備を始めることを書きました。今回はパソコンでZoomを使うところから説明していきます。

　パソコンの検索エンジンにZoomミーテイングと入力し検索すると写真の画面が出てきます。

初めてZoomを使う人はこの画面からアカウントを作っていきます。

「サインアップは無料です」の左横にメールアドレスを入力し次に確認のため生年月日を入力します。

「サインアップ」は「アカウントを作るために初期登録を行う」という意味です。また上部のバーにある「サインイン」はシステムやサービスに利用者を認識させ利用開始するという意味です。ベンダーによってはログインとかログオンと呼ぶこともありますが同じ意味です。

　またシステムやサービスを終了することを「サインアウト」と呼びます。

　実は私はあまりお勧めしませんがZoomアカウントを作らずにZoom会議に参加することは可能です。ただしZoomアプリを事前にダウンロードしておく必要があります。

　Zoom会議の案内はメールやメッセージなどでミーティングのURLが送られてくることが多いので、会議時刻になるとこのURLをクリックします。そうすると「このページでZoomを開きますか？」とか「このページで”zoom.us”を開くことを許可しますか？」と聞いてきますので許可をクリックするとZoomが立ち上がります。

　またホスト（会議主催者）からミーティングIDとパスワードが与えられた場合はアプリを開いて「ミーティングに参加」をクリックしてID、パスワードを入力していきます。

　なお「Zoomアカウントを作らないことをあまりお勧めしない」と言った一つの理由は、Zoomアカウントを作ると一人でZoom会議の練習ができるからです。具体的にはスピーカー・マイクといったオーディオ機器の接続具合や音量のチェック、背景（壁紙）のアレンジなどができるからです。

　ところでパソコンからZoomに接続する方法は「アプリをインストールしてアプリからZoomを使う方法」と「アプリをインストールせずにWebブラウザからZoomを使う方法」の２つの方法があります。

　私は個人でZoomを使う場合や今回の事例のようにNPO法人などの団体でZoomを使う場合は「アプリからZoomを使う」方が便利なので推奨しますが、企業によっては社員やスタッフに貸与するパソコンにアプリのインストールを制限している場合があります。Zoomはこのような場合に備えてWebブラウザからのアクセスルートを作っているのです。

　なお「アプリとブラウザって何がどう違うの？」と思われる方がいると思います。専門外の話ですが少し受け売り的な説明をしておきます。

　アプリ＝Application softwareとはスマートフォンやパソコンで特定の作業をするソフトウエアで、初回利用時の通信量は大きいけれどリピート時の通信量が小さく、分かりやすく迅速な操作が可能という特徴があります。

　ブラウザ＝BrowserとはWebサイトをパソコンやスマートフォンで閲覧するためのソフトウエアで様々なサービスの入り口になっています。一般に繰り返し利用するサービスについてはアプリをインストールして利用することが推奨されています。