NPO法人活動でZoomを使って見よう（９）～番外編スマホでお手軽スキャン

　先日から「Zoomを使って見よう」シリーズをブログに掲載しています。最初の頃つまりゲストとしての使い方について書いていた時は読者の方から「分かりやすい！」とお褒めの言葉を頂きました。

　ところが昨日辺りからホストとしての使い方について書き始めたところ今度は「早過ぎてついていけない。操作や言葉を確認しながらやっているから1日2テーマまでにして欲しい」という注文を頂きました。

　学生時代に大変お世話になった方の奥様からの注文ですので尊重して少しペースを落としたいと思います。

　ところで今回のテーマはZoomそのものの使い方ではなく、Zoomを使って資料を共有するための前さばきに関する話です。ですから関心の薄い方は飛ばして読んでいただいても結構です。その後の話に影響はありません。

　さて資料をZoom上で共有するには資料をパソコンやスマートフォンに取り込む必要があります。ワード、エクセル、PDFなどデジタル的に作成された資料ですと取込・共有は簡単ですが、紙に書かれた資料ですとスキャンしたり写真に撮ってデジタル化する必要があります。

　ここでは最も手軽なスマートフォン上のスキャンアプリを使って資料をPDF化する方法を説明します。PDF化された資料はメールで送ることができますし、Zoomミーティングの「画面共有」機能で共有することが可能です。

具体的手順は次のとおりです。

1. 　Microsoftがアンドロイド、iOS向けに提供している無料のスキャンアプリOffice Lensをスマートフォンにインストールします。

2.　Office Lensを起動してスキャンしたい資料を撮影します。Office Lensには自動補正機能がありますから多少の斜めの歪みを補正してくれます。

実際補正後（さらにPDF化したもの）が次の写真です。資料として十分使えますよね。

３．最後にファイルを保存する場所を指定して保存します。

ここでは「PDFをスマートフォンのギャラリーとOneDriveに保存する」という指定を行いました。

　OneDriveのどこに保存されるか？というと「ドキュメント」というフォルダーの下にある「Office Lens」というフォルダーにPDFが保存されますから、OneDriveを開いて使いやすい場所に移し替えると良いと思います。

Office LensやOneDriveなど読者によっては聞き慣れない言葉が出てきて混乱される方がいらっしゃるかもしれません。これらの操作を使わなくてもZoomミーティングを行うことは十分できます。でもスキャン機能などを使うとよりミーティングの効率があがることは間違いないでしょう。お時間のある時に研究してみてください。

NPO法人活動でZoomを使ってみよう（８）～ミーティングへの招待

　これまでゲストとしてZoomミーティングに参加する方法を説明してきました。いわば初級編です。これからしばらくはホストとしてZoom会議を運営する方法を説明していきたいと思います。いわば中級編です。

　最初にミーティングのテーマ・参加者・開催日・開催時刻・会議時間などを決める必要がありますが、ここではテーマ・参加者・会議時間は決まっていることとして開催日時を決めるところからスタートします。

　読者の皆さんも飲み会のスケジュール調整などで「調整さん」というサイトを利用したことがあると思いますが、Zoomミーティングの日時すり合わせにも便利だと思います。なおスケジュール調整と合わせて、議題についてあらかじめ意見を求めておくとかアンケート調査を行っておくなど少し高度な「意見集約」を図りたい場合はMicrosoftが提供しているFormsというサービスを利用する方法があります（説明は省略します）。

　さて開催日時が決まりましたので、ホストはミーティング参加者に招待状を送ります。

１．まずZoomアプリから「スケジュール」をクリックしてミーティングのスケジュール等を入力していきます。ミーティングIDは「自動的に生成」で良いでしょう。「待機室」にはレ点を着けておいた方が良いでしょう。これはZoomミーティングが始まる時にホストがゲスト（参加者）を確認し、個別に入室許可を与えることができセキュリティが確保されるからです。ビデオはホスト、参加者ともオンが良いでしょう。ただしオフになっていてもミーティング開始時に修正可能です。オーディオは「電話とコンピューターオーディオ」を選択します。そして選択が終わると「保存」をクリックします。

２．次に招待状をコピーします。

アプリ画面の右側時刻表示の下に主催しているミーティングのタイトルが出ますのでそれをクリックします。

そうすると「招待のコピー」というボタンが出てきますのでクリックします。

新規メールやメッセンジャーを開いて貼り付けを行うと招待状の完成です。

　

NPO法人活動でZoomを使ってみよう（７）～映像の操作

　前回ミーティングの招待を受けて参加するところまで説明しました。

　ところで会社ではなく自宅でZoom会議に参加していると色々雑音が入ることがあります。例えば「電話がなる」「宅配便が来てインターフォンがなる」「書斎に孫が入ってくる」などです。

　こんな時には一時的に音声や映像を切りたいと思うでしょう。

　画面を一時的に切る場合は画面左下の「ビデオの停止」をクリックします。

　そうする下の写真の画面に切り替わります（氏名には登録した名前がでます）。これでパソコンのカメラ（あるいはパソコンに繋がっているカメラ）がオフになりあなたやあなたの背景は他の参加者に見えなくなります。

　また音声をオフにしたい場合は「ビデオの停止」の左横の「ミュート」（マイクのアイコン）をクリックします。温泉をオンにする時は再び「ミュート」をクリックします。

また「ビデオの停止」の右横の山マークをクリックすると「バーチャル背景を選択」「ビデオフィルターを選択」などが表示されます。

　「バーチャル背景」を選択するとあらかじめインストールされている背景や自分のパソコンに保存されている画像を呼び出して背景にすることができます。詳しい説明は省略しますが自分で色々試してみると面白いと思います。

　最後に「ミラーリング」について説明をしておきます。

　ミラーリングとは鏡に姿を映したときのように、映像を反転する機能のことです。標準設定では映像内の左右の感覚が実際と同じになるようにミラーリングはオンになっています。ただし、本など文字を映し出す場合はさかさまに表示されて読み難くなります。

このような場合は「設定」⇒「ビデオ」⇒「マイビデオ」と進み、「マイビデオをミラーリング」をオフにします（☑の中のレ点をクリックして外します）。

　これで「ゲストとしてZoom会議に参加する」準備は整いました。

　説明できていない項目もありますが、一人でZoomを触りながら慣れていってください。次回からホストとしてZoom会議を運営する方法の説明を行います。

NPO法人活動でZoomを使ってみよう（６）～会議参加開始

　「Zoomを使ってみよう（５）」でマイクとスピーカーのチェックを説明しましたので、次はカメラのチェックを説明する予定でした。ところが昨日夕方ある友人から「某ロータリークラブで国際奉仕委員長に任命されたのでお宅のNPO法人とコラボできるかどうか意見を聞きたい」という連絡が入り、今日これからzoomミーティングを開催することにしました。

　これまさにNPO法人活動でzoomを使う実例ですのでまずこの会議開催の手順を説明して、次のエントリーでカメラの話をすることにします。

さてzoomミーティングの手順です。

1. 　ホスト（この場合は友人）がゲスト（私）にメール等（この場合フェイスブックのメッセンジャー）で「招待状」を送ってきます。会議時間の少し前に「Zoomミーティングに参加する」をクリックします。

２．次のような画面が現れますので「Zoom　Meetingを開く」をクリックします。

３．ミーティング時間より少し早かったので「ホストがこのミーティングを開始するのをお待ちください」というメッセージがでました。

コンピュータのオーディオをチェックして少し待っていましょう。

私はホストの場合はミーティング時間の5分前位にログインして待機するようにしています。ゲストとの場合は慣れてくるともっとギリギリでも良いと思いますが、遅刻はタブーです。また開始時間までにオーディオやカメラのチェックを済ませておきたいと思います。

NPO法人活動でZoomを使ってみよう（５）～マイクとスピーカーのテスト

　今日NPO法人の事務局に「ブログにZoomの使い方を載せ始めました」と連絡したところ、早速「面白い！良くわかります！！」という返事がありました。クイックレスポンスはうれしいですね。

　Zoomなどの情報システムをNPO法人のような色々な人が集まった組織と企業のようなまとまった組織で使う場合大きな違いがあります。その違いを最初によく認識しておくことがNPO法人でのシステム活用を進める上で重要だと思います。

• 第一に一定規模の企業には専任のシステム担当者がいて分からないことは教えてくれますし、場合によっては設定などを手伝ってくれる場合もあるでしょう。つまり組織内にヘルプデスクがあるのです。ところが多くの非営利団体ではそのようなヘルプデスクはありません。多少システムに詳しい人がいる場合はその人がお手伝いをする程度です。詳しいといっても「自分の使っているデバイスやOS（アンドロイドなど）で使い方が分かる」という範囲ですから、他人のシステム環境で使い方を教えるのは困難な場合が多いと思います。またサービスを提供するベンダー側もどんどんサービスやアプリを改善していきますので、持っている情報は陳腐化していきます。つまりユーザは常にベンダーのアプリを使って慣れている必要があるということです。
• 第二にシステムの利用方法やセキュリティについて運用ルールを確立している非営利団体は少ないと思います。企業の場合は従業員やスタッフに運用ルールやセキュリティを徹底するツールがあるのですが、非営利団体では一般にそのようなツールはないでしょう。うるさいことをいうと活動に参加するのを止めると言われそうですね。従って私は「非営利団体でのZoo会議の情報は外部に漏れる可能性がある」という位に考えておいた方が良いと思います。つまり企業のZoom会議を「封書」セキュリティがしっかりしている場合は「簡易書留」とすれば「非営利団体」のZoom会議は「葉書」と考えて載せる情報を選択した方が良いと私は考えています。

さてこのブログの本題に入りましょう。

　それはアプリから「マイクとスピーカー」つまりオーディオをテストするというものです。写真はパソコンのZoomアプリを開き画面右上の⚙（設定）ボタンを押したところです。

設定ページのオーディオをクリックすると「スピーカーのテスト」と「マイクのテスト」というボタンが出てきますから、それを個別にクリックしてテストしてみましょう。スピーカーから音楽が流れ、自分のしゃべった声が録音されその声が再生されたらテストはOKです。